欢迎您注册蒲公英
您需要 登录 才可以下载或查看,没有帐号?立即注册
x
本帖最后由 曙光在前头 于 2013-3-22 16:48 编辑
1. 适用范围 本标准适用于采供部对原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资的采购。 2. 职责 物资使用部门:按照该程序申请采购本部门所需物资。 采供部:按照该程序计划、采购原辅料、包装材料、化学试剂、玻璃仪器、设备及零配件、后勤物资。 3. 内容 3.1 file:///C:/DOCUME~1/ADMINI~1/LOCALS~1/Temp/ksohtml/wps_clip_image-3584.png采购流程图
3.2 本程序所指物资的分类
3.2.1. 按用途分 3.2.1.1 生产类物资:指车间、质检、机修等部门使用,与生产直接相关的物资。 3.2.1.2 办公类物资:指各部门与行政、办公、后勤接待等相关的物资。 3.2.2. 生产类物资包括 3.2.2.1 原料、辅料、包装材料 3.2.2.2 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。 3.2.2.3 设备 3.2.2.4 计量器具 3.3 程序 3.3.1. 制定计划 3.3.1.1 生产类物资 l 原料、辅料、包装材料 a)依据:生产计划、物资消耗定额和储备定额 采购计划量=计划产量×物资消耗定额-现有库存量+安全库存量 b)生产计划下达后,由物料部计划统计员按以上公式核算,制定采购计划。 l 化学试剂、玻璃仪器、设备零配件、其它低值易耗品。 a)依据:储备定额 b)常用物资当物资库存量低于储备定额时,由库管员提出采购物资数量,交计划统计员制定采购计划。 c)非常用物资由计划统计员按使用部门提出的实际需求,制定采购计划。 l 购置设备,执行《设备前期管理程序》。 l 购置计量器具,执行《计量管理程序》。 l 特殊物料或物资(如国家控制的化学试剂、麻醉药品等)的购买执行国家有关规定。 3.3.1.2 办公类物资由使用部门提出申购计划。 3.3.1.3 各类物资申购,必须填写物资申购计划。 3.3.2. 计划审批 3.3.2.1 由申购部门、相关部门负责人确认后,交分管副总经理和总经理审批,办公类物资由行政人力资源部和总经理审批。 3.3.2.2 物资申购计划审批完后,将申购计划表交采供部。 3.3.2.3 采供部凭审批后的物资申购计划下达物资采购单。 3.3.3. .购置 3.3.3.1 采购人员 l 采供部采购员 l 使用部门的专业技术人员(购置专业性很强的物资时,可请此类人员参与) l QA人员(购置影响产品质量的物资时,可请此类人员参与) 3.3.3.2 .购置标准 l 质量要求:原辅料、与药品直接接触的包装材料应符合药品注册批准的质量标准,应 尽可能直接向生产商购买。药品生产用中药材应按质量标准购入,产地应保持相对稳定。(中药材产地要求见附表) l 价格合理 l 售前、售后服务质量好 3.3.3.3 供户选择 l 药品生产用物料必须从质量管理部门批准的供应商处采购,供应商要保持相对稳定,不得随意变更。 l 标准:证照齐全、供货质量好且稳定、价格合理、重合同、守信誉、售后服务好。 l 影响产品质量的物资首次采购时,须依照《供应商批准程序》进行。 l 对批准的2-3家供应商进行多方面平衡比较之后,可以暂时确定其中某一、两家供货商,并将情况汇总,报分管副总经理和总经理审批。 l 一般物资尽量做到“货比三家”。 3.3.3.4 .购销合同签订、审批 l 需长期购置的或金额在1000元人民币以上的或直接影响产品质量的物资采购应签订“购销合同”; l 签订 a)最初应签订短期合同,以便及时调换供户,以减少因产品不合格而带来的损失。 b)经过一段时间的考察后,可选定重合同、守信誉、售后服务好,价格适中的生产供应商作为长期供货单位,履行长期合同签订手续。 c)购销合同必须有公司的质量标准或相关行业标准作为合同附件。 d)购销合同的主要内容包括: l 物资名称、规格、单价 l 物资产地 l 生产厂家或供货单位 l 交货时间及数量 l 金额 l 质量标准 l 供方质检报告及合格证 l 交(提)货地点、方式 l 运输方式及到达站港和费用负担 l 合理损耗及计算方法 l 包装标准、包装物的供应与回收 l 验收标准及提出异议期限 l 结算方式及期限 l 是否出具增值税发票 l 违约责任 l 解决合同纠纷的方式 l 其他约定事项 l 零星物资采购未签订合同的,应及时将供货单位、物料名称、规格、采购数量、采购单价、采购金额等信息通报回公司采供部(可传真或电子邮箱发送相关信息),并尽量提供和供应商洽谈的书面凭证,以便审核批准。 l 审批 a)采购员将填写好的“购销合同” (原辅料、包材合同可参照相关文件执行)交采供部经理进行初审。 b)将通过以上审核的“购销合同”分管副总经理审核后,交总经理审批。 c)大宗物资的“购销合同”应由法律顾问审核。 d)未经总经理批准的“购销合同”不能执行。 l 合同一份交供应商,另两份分别送交采供部、财务部存档。 3.3.3.5 采购 l 药品生产用物料必须从质量管理部门批准的供应商处采购,中药材产地应保持相对稳定。 l 采购员通过“购销合同”等方式通知供应商备货,其数量应按照物资申购计划单上的数量及标准购买,并要求供方开具发票(尽量开增值税发票)。 l 采购员须严格检查货物。 l 随时了解供户货物准备情况、发运情况,掌握计划执行情况,应保证物资定点、按期、定量、优价采购。 l 合理使用资金,尽可能做到先货后款或滚动付款。 3.3.3.6 接货 l 供方送货到厂,采购员在厂接货。 l 异地交货 交货地点不在厂部,由采购员携带相关证明到交货地点接、取货,并送货到厂或委托他人送货到厂。 3.3.4. 验收 3.3.4.1 到厂物资按《库房物资管理程序》或《化学试剂、玻璃仪器、零配件、后勤物资管理程序》进行验收。 l 中药材、原辅料及包装材料入库验收按《物料接收SOP》进行,合格品凭质量部检验报告书办理入库手续,不合格品按程序进行退、换货、折价或销毁处理。 l 设备、配件由工程部进行入库验收,合格品由工程部在入库单上签字认可,不合格品由采供部安排进行退、换货处理。 l 其它零星物资入库,由申报部门进行验收,合格品由申报部门在入库单上签字认可,不合格品由采供部安排进行退、换货处理。 3.3.4.2 退货 经查验为不合格的物资,决定退货时,由采购员及时联系供应商办理退货手续,并作好《退货记录》。不合格印刷性包装材料不得退货,只能在本公司现场进行销毁。 3.3.5. 物资入库 3.3.5.1物料部依据物资采购单及回库物资实物办理相关入库手续,并通知申购部门物资入库情况。 3.3.5.2物资验收合格入库,入库单上应详细、准确的填写供货单位、物料类别、物料名称、规格、单位、数量、采购单价、金额等内容。 3.3.6. 付款 3.3.6.1 方式:现金,先款后货,先货后款、滚动付款。 l 直接用现金或现金支票付款 a) 尽量统一由公司财务部转账。 b) 因特殊情况不能由公司转账的,经公司财务部同意后,可由采购员直接现金支付。 l 先款后货 a)根据合同条款规定,由采购员填写“请款单”。 b)将“请款单”经采供部经理、财务部经理审核后,报分管副总经理和总经理批准。 c)将已审批的“请款单”交财务部办理付款手续。 d)货款付出后,采购员应及时通知对方,并要求对方履行合同。 e)货物验收入库后,将《入库单》及发票交财务部入帐。 l 先货后款,滚动付款 a)采购员向供户索取货物发票。 b)填写“请款”并附《入库单》和发票。 c) 将“请款单”经采供部经理、财务部经理审核后,报分管副总经理和总经理批准。 d)将已审批的“请款单”交财务部办理付款手续。 e)滚动付款为按月办理付款手续,结清前欠货款。 f)货款付出后,采购员应及时通知对方。 3.3.6.2 .登记上帐 采购员将已到货物及付款情况按要求登记上帐。 4. 采购周期要求 4.1大宗物资采购周期: 4.1.1.中药材:常用中药材7日内办理完毕,非常用中药材按供货协议办理; 4.1.2原辅料:省内提货的7日内办理完毕,省外提货的20日内办理完毕; 4.1.3包装材料:自计划单下达15日内办理完毕(新设计的包装材料,设计、审定及制版时间不核算在内); 4.1.4因供货商客观原因造成大宗物料不能按期回厂时,采供部应及时通知公司生产技术部调整生产计划。 4.2.零星物资采购 4.2.1县内采购两日内办妥,急件当日办妥; 4.2.2成都采购四日内办妥,急件两日内办妥; 4.2.3因特殊原因不能及时购回的物资,应报采供部经理; 4.3设备购置合同及外协加工按合同催办。 5. 相关文件 《供应商批准程序》 《不合格品管理程序》 《库房物资管理程序》 《化学试剂、玻璃仪器、零配件、后勤物资管理程序》 《设备前期管理程序》 《计量管理程序》 《退货记录》 《印版保密保险责任书》 《物资明细帐》 附表:(中药购进产地附表) |