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[文件系统] 记录编码怎么编适用

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药徒
发表于 2018-3-30 08:44:54 | 显示全部楼层 |阅读模式

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各种记录少不了编码,如今主要有以下两种编码规则
1.记录随文件,编码由文件编码再加几个数字或字母
2.记录编码和文件编码没有对应关系,只是同类记录直接加流水号
万事都有利有弊,第一种利于管理和查找,弊病就是只要文件修订记录编码也相应有变化。
第二种可以解决第一种的弊病,但是不利于管理,拿到一个记录不知道依据出自哪个文件,如果记录内容有修订,可能不知道哪个文件应同时修订,反之亦然。
你们是采用哪种方式?或者有第三种方式?
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药士
发表于 2018-3-30 08:50:21 | 显示全部楼层
如你所说
没有对错
只是有个别人挑毛病
话说你的方式二
可以在文件中加上索引
就关联上记录了
反向关联实际上是没有必要的
如果硬要关联
那也可以在记录上加上文件号
我见过一个外企的所谓牛人就这样要求
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发表于 2018-3-30 08:51:47 | 显示全部楼层
第一种更合理,至于内容修订,一般文件编码不会改变,只是改变版本号,而版本号不一定在文件里体现的呀
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药生
发表于 2018-3-30 09:02:46 | 显示全部楼层
那种方式都可以
没有什么好坏之分,只要觉着适合自己就可以
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药徒
发表于 2018-3-30 09:12:25 | 显示全部楼层
我们是用的第一种
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药徒
发表于 2018-3-30 09:25:17 | 显示全部楼层
用第一种会更好管理,至于你说的弊病:一是文件中附带记录或引用记录时,不带记录版本号,只带记录编号和名称,除非记录编号或名称有变化,否则不用担心;二是文件总目录要做好了,文件总目录中除了包含文件名称、编码、版本号、起草部门、使用部门、起草和生效日期外,还应包含相关文件(文件中有引用的其他文件)、相关记录(文件中有引用的记录)、附件(文件直接引出的记录或图标之类的)这三项,这样随便一份文件或记录的名称和编码修改,直接在这三项中抽查就可以找出需要修改的内容了。日常记录名称和编码不改,只是改版本号不用管那么多了就。
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药徒
发表于 2018-3-30 10:19:09 | 显示全部楼层
目前正在适应第二种,至于不对应的弊端,会在表格里加一句话, 这个form 是依据XXX SOP
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药徒
发表于 2018-3-30 10:21:05 | 显示全部楼层
我们现行的是  SOP 编号 在前后边跟个 流水号   整体表示记录号 跟你的第一个差不多。记录作为SOP 的附件了。
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发表于 2018-4-17 21:55:41 | 显示全部楼层
请问第一种检验记录是根据谁来呢?
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发表于 2018-4-17 21:56:19 | 显示全部楼层
wch19821228 发表于 2018-3-30 09:25
用第一种会更好管理,至于你说的弊病:一是文件中附带记录或引用记录时,不带记录版本号,只带记录编号和名 ...

请问,检验记录应根据什么来呢?

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用第一种方式,检验记录也跟着检验程序的编码走了,即检验程序的编码后面按你文件编码的规则加数字或字母编就行了。如管理体系中的很多记录都是无文件引出的,那么建议还是用第二种方式。我们公司采用的是第二种方式  详情 回复 发表于 2018-4-18 08:49
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药徒
发表于 2018-4-18 08:49:15 | 显示全部楼层
xngajsy 发表于 2018-4-17 21:56
请问,检验记录应根据什么来呢?

用第一种方式,检验记录也跟着检验程序的编码走了,即检验程序的编码后面按你文件编码的规则加数字或字母编就行了。如管理体系中的很多记录都是无文件引出的,那么建议还是用第二种方式。我们公司采用的是第二种方式,即文件与记录的编码不是对应的,但管理方式就是文件总目录中有相关记录、相关文件、附件这三项,当然每份文件要具备的要素中也要求有相关文件、相关记录、附件这个项目,且凡是发布的文件,电子版原件和纸质版原件必须交体系员备档,这样体系员负责更新文件总目录。
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发表于 2018-4-19 08:22:46 | 显示全部楼层
wch19821228 发表于 2018-4-18 08:49
用第一种方式,检验记录也跟着检验程序的编码走了,即检验程序的编码后面按你文件编码的规则加数字或字母 ...

你好  请教下  用第一种方式,依据检验规程走,检验规程编号SOP-QC-001-01,检验记录可以是SOP-QC-001-01-R01可以吗?

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以你的记录编码程序走,如果根据记录编码程序出现编码的问题,说明程序需要完善。  详情 回复 发表于 2018-4-19 09:20
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药徒
发表于 2018-4-19 09:20:35 来自手机 | 显示全部楼层
xngajsy 发表于 2018-4-19 08:22
你好  请教下  用第一种方式,依据检验规程走,检验规程编号SOP-QC-001-01,检验记录可以是SOP-QC-001-01- ...

以你的记录编码程序走,如果根据记录编码程序出现编码的问题,说明程序需要完善。
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发表于 2018-4-19 09:29:45 | 显示全部楼层
wch19821228 发表于 2018-4-19 09:20
以你的记录编码程序走,如果根据记录编码程序出现编码的问题,说明程序需要完善。

我现在修订文件编码程序,新企业刚过证需要修订完善,
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发表于 2018-4-19 09:50:23 | 显示全部楼层
用的第一种
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发表于 2018-4-20 13:36:56 | 显示全部楼层

那你的批检验记录编号怎么来的?
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发表于 2018-4-20 13:37:46 | 显示全部楼层

那你的批检验记录编号怎么来的?
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药生
发表于 2018-4-20 14:05:46 | 显示全部楼层
第一种还有种做法 记录编号延用文件编号+其他流水号 之类 其中引用文件编号可以不带文件的版本号啊

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记录要带版本号呢?  发表于 2018-4-20 15:28
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发表于 2018-4-20 14:26:37 | 显示全部楼层
xngajsy 发表于 2018-4-20 13:36
那你的批检验记录编号怎么来的?

批检验记录随相应的文件编码,加字母和数字。文件中的记录不体现版本号,文件升版时不影响记录。

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记录升版文件不升版怎么办?  发表于 2018-4-20 15:31
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发表于 2018-4-22 13:41:36 | 显示全部楼层
hus 发表于 2018-4-20 14:26
批检验记录随相应的文件编码,加字母和数字。文件中的记录不体现版本号,文件升版时不影响记录。

嗯 谢谢你  请问应该根据检验规程的编码来的吗?
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