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本帖最后由 lhd000000 于 2019-1-8 09:32 编辑
最近在做一些和文件体系、培训体系建立的事情,好怀念外资企业采用的文件管理系统,现在感觉一下子回到了解放前,所有的文档、培训都要通过纸质记录去管理,非常的不适应。 在这个流程建立的过程中,也难免会有一些冲突和讨论,Paper Base或者System Base完全就是两种不同的思路,所以利用这个周末的时间,对文件培训这个话题好好分析一下。 从人员入职算起,首先直属主管需要为其准备一个工作职责描述,俗称的Job Description--JD,JD的叫法各家公司可能会有不同,但每个人一定要有,因为后续所有的培训需求实际上是来源于这个JD。GMP法规第十八条就是关于JD的描述,JD从法规的理解上来说,应该是具体到人而不是到岗 建立一个JD的前提是组织的架构应该明确,法规也有明确的要求每个人承担的职责不应当过多,所以这个JD写得时候其实不宜规定过死,通常情况下可以灵活的加上一句:“除上述职责外,也应该在经过培训或者具有相应资质的情况下,完成主管交付的其他任务。”这样可以避免JD文件的经常性更新,当然,如果职责范围变化太大,JD的及时更新还是必要的。 一般外资企业在每年做绩效评估的时候,主管会和你谈下一年的工作计划和要求,这时候通常也会顺道审核一下JD是否需要更新。至于说JD是否需要有版本控制,个人觉得没有必要,JD的对象只是一个被管理者和其主管双方,并不像SOP一样需要下发到部门,相对来说版本控制的要求并不那么严格。 每个人在签署自己JD的时候应该确保自己理解JD中描述的工作范围,超范围的工作要有勇气去说NO,尤其是在没有完成培训的情况下,在涉及到一些企业内部资源分配的时候,主管也应该有这个意识,分配下属去做事情的时候,第一反应就是下属有没有完成必要的培训。 根据JD,会需要建立培训计划或培训方案,这也是GMP中的明确要求。 每个人的培训计划中应该包括哪些SOP应该根据JD中规定的职责范围去界定。 每个SOP在制订的时候,其实也应该考虑到适用于哪些岗位甚至是哪个具体的人。一个成熟的企业,SOP的体系相对健全的情况下,SOP变化(主要是指新增的情况)不多,会相对比较稳定。 但是如果是在SOP体系建立之初,大量的SOP新增加出来,是不是意味着培训计划就要不断的去更新呢?每增加一个SOP,每个人的培训计划进行更新的做法是不可能的也不现实的,在这种情况下,更加适合的方法是基于季度或者半年度对培训计划进行更新。 培训计划中仅体现的应该是当前已经批准或生效的SOP的信息,而不是盲目的将整个SOP的计划全部列进去,毕竟在体系建立的过程中实际产出的SOP的情况会有变化。 不在培训计划内的SOP,如果是工作需要去培训,那么应该是个人及其主管共同的职责,这种情况下,即使暂时不在培训计划内,但还是要有一份培训的记录,,而不应该任何一次变动都要体现在培训计划中。 说完计划,再来说说培训记录,培训记录其实有两种形式,一是针对一门课的、若干人同时参加的集体培训,另一种是每个人以个体身份参加的具体的课程培训的记录。 第二种情况产生的记录当然要归档到个人的培训档案中,但第一种情况下产生的培训记录只需要集中保存就行了,有的粗暴的管理方法会要求将这个记录去复印N份,每个人的培训档案中归档一份,这种做法其实并没有什么好处。 我们假定SOP A采用的是第一种培训形式,小王的培训计划中也要求小王需要在某年某月某日完成SOP A,那么在查小王的培训计划时,审计官刚好随机抽到SOP A,你只需要在集中保存的记录中找到SOP A的培训记录,上面有小王的签字,并且签字日期早于计划的日期就可以了,并不一定要求在小王的培训档案中有SOP A集中培训的复印件。复印件越多,涉及的管理成本越高。即使没有系统,但也应该有系统化的思维,电子系统的好处不在于Duplicate出N份记录,而在于电子系统便捷的查询和链接关系。 至于每个人的培训计划的完成率,或者说是一个培训完成情况的追溯表,更加适宜的方式是以动态的Excel表格去管理,当然这个表格需要由培训专员去维护,这更多的是管理方面的要求,不是GMP法规的要求,SOP中完全可以不体现这个管理标准,比如SOP一定要达到多少的完成率,否则就是给自己下套。 维护一张纸质的追溯单,每完成一个培训,每个人往里面手动的记录一条参加的培训信息,对于数据的分析和统计没有任何意义,也不可能靠培训协调员人盯人确保每完成一个培训,就能主动的填一条追溯单,这会浪费很多的管理成本,即使在没有系统的情况下,也要考虑到按将来系统的流程设计去,而不是增加无用的记录。 关于培训的话题还有很多,比如SOP需要版本控制,培训材料是否需要版本控制,SOP的生效是否一定要所有被分配培训这个SOP的人都完成培训才能生效,想得越多,问题越多,有问题不怕,想好怎么解决之后再行动,PDCA,Plan永远是在第一位的,Do只能排在第二位,盲目的做无用功,于人于己都没有好处...... |