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【CSV-CDS:第34章】CDS记录的保存

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大师
发表于 2020-6-26 09:59:38 | 显示全部楼层 |阅读模式

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本帖最后由 歪把子 于 2020-6-26 10:17 编辑

声明:本帖内容请勿用于商业用途,否则后果自负,转引请联系译者(楼主)。
向本书作者R.D.McDowall先生致敬,先生已授权可翻译、连载。

第34章 CDS记录的保存
根据现有的GXP规则,保存CDS产生的记录是一个重要的要求,这些规则是在以纸为王的时代编写的。由CDS产生的电子记录通常会比产生它们的系统寿命长。记录保存是所有CDS面临的最大问题,尤其是当它被用作混合系统时。
34.1监管机构想要什么?
34.1.1欧盟GMP附件11
欧盟GMP附件11第17条的重点是存档【1】:
数据可以存档。应该检查这些数据的可访问性、可读性和完整性。如果要对系统(如计算机设备或程序)进行相关变更,则应确保并测试检索数据的能力。
34.1.2 GLP法规:21CFR 58
在美国GLP法规中,第58.195(b)节规定【2】:
除本节(c)段另有规定外,属于非临床实验室研究的文件记录、原始数据和标本应由本部负责保存在档案库中,以下列期间中最短者为准:
(1) FDA批准非临床实验室研究结果的研究或经营许可申请后至少2年的期限。该要求不适用于支持医疗器械的豁免制度(IDE)的新药临床试验申请(IND)程序或申请医疗器械的豁免本身,其记录应受本节(b)(2)款规定的管辖。
(2)非临床实验室研究结果提交FDA以支持研究或经营许可申请的日期后至少5年的期限。
(3)在其他情况下(例如,非临床实验室研究并没有导致提交该研究以支持研究或经营许可的申请),在该研究完成、终止或中止之日起至少2年。
34.1.3美国GMP法规:21 CFR 211
美国《药品生产质量管理规范》第211.180 (a)条规定【3】:
依照本部分的要求,与一批药品相关的任何生产、控制或销售记录应保留至该
批药品有效期满后至少一年。对于一些没有效期的非处方药品,由于它们符合
211 · 137 的标准,应保留到该批药品销售后三年
美国GMP法规对CDS实验室数据的关键部分是211.194(a)部分【3】:
实验室记录包括保证符合己制订的规格和标准的全部完整的检验(包括检查和分析)资料。
各检验过程中得到的全部数据的记录,包括:所有图表、仪器的图语,应进行
正确地标识,以显示所检验的特定的药品容器、密封件、中间体或药品。
与检验有关的全部计算记录,包括测圣单位、换算系数和当量系数。
检验结果的说明,以及得到的结果与所建立的袚检的成份、药品容器、密封件、
中间体或药品的有关特性、含量或效价、质量和纯度标准作比较的结果。
34.1.4美国医疗器械GMP法规:21 CFR 820
质量体系规定,21 CFR 820,在第820.180 (b)条中对记录保持有以下要求【4】:
记录保存期。本部分要求的所有记录应保留一段与设备的设计和预期寿命相等的时间,从制造商发布产品供商业销售之日起,但在任何情况下,不应少于2年
34.1.5 21 CFR 11规定
在21 CFR 11中关于电子记录的B部分中,有第11.10(c)条【5】:
保护记录,使其在整个记录保留期间能够准确和方便地检索。
34.1.6 FDA关于数据完整性的指南
在FDA关于数据完整性和cGMP遵从性的行业指南的问题1中,有以下内容【6】:
e. FDA如何使用第211.68(b)节中的术语“备份”?
FDA在第211.68(b)节中使用术语备份,指在整个记录保留期间(例如,第211.180节)安全维护的原始数据的真实副本。备份文件应该包含数据(包括相关的元数据),并且应该是原始格式或与原始格式兼容的格式。
这不应该与在正常计算机使用期间创建的备份副本以及为灾难恢复(例如,在计算机崩溃或其他中断的情况下)临时维护的备份副本相混淆。这类临时备份副本不符合第211.68(b)条关于维持数据备份文件的规定。
这是cGMP中“c”的表示现行的、当前的的一个典型例子,或者是FDA正在对GMP法规进行重新解释的例子。
34.1.7欧盟GMP第4章文件
欧盟GMP第4章对记录的保留有以下规定【7】:
4.11特定要求适用于批记录,批记录必须在与其相关的批次期满后保存一年,或在质量受权人对该批记录进行认可I后至少保存五年(以较长时间为准)。对于正在研究的药物产品,批记录必须在最后一次使用该批药物的临床试验完成或正式终止后至少保存5年。
4.12对于其他类型的文件,保留期限将取决于文件所支持的业务活动。重要的文档,包括原始数据(例如与验证或稳定性相关的数据),在授权仍然有效的情况下,应该保留支持营销授权中的信息。如果某些文档(例如支持验证报告或稳定性报告的原始数据)已被一组完整的新数据所取代,则可以考虑停用这些文档。
这样做的理由应形成文件,并应考虑到保留批记录的要求;例如,在工艺验证数据的情况下,所附的原始数据应至少保留一段时间,直到根据该验证操作支持其放行的所有批次的记录
34.1.8 FDA工业指南第11部分-范围和应用指南
以下内容摘自2003年8月就根据《联邦法规》第21条第11款授予电子记录的强制执行自由裁量权为业界提供的最终指南【8】。
本署拟就保护记录的第11部份规定,行使执法酌情权,以便在整个记录保留期内,能准确及方便地检取记录(第11.10 (c)条及第11.30条的任何相应规定)。人员仍必须遵守所有适用的既定规则,以保证记录的保留和可用性(例如,第211.180(c)、(d)、108.25(g)和108.35(h)条)。
我们建议,您关于如何维护记录的决定应基于既有规则需求,您的决定应基于合理的、有记录的风险评估,以及对记录随时间变化的价值的确定。
如果您决定将所需的记录以电子格式存档到非电子媒体(如缩微胶卷、缩微胶片和纸张)或标准电子文件格式(此类格式的示例包括但不限于PDF、XML或SGML), FDA不打算反对。人员仍然必须遵守所有既定规则的要求,记录本身以及所需记录的任何副本应保留其内容和意义。只要完全满足既定规则的要求,并且保留和存档了记录的内容和含义,您就可以删除记录的电子版本。此外,纸张和电子记录及签署组件可以共存,即只要满足既定规则的要求,并且保留了这些记录的内容和含义,就可以使用。
34.1.9 FDA对药品质量控制实验室的检查
本FDA指南于1993年7月发布,第13节中实验室记录如下【9】:
期望看到所有删除文件的书面理由。
34.1.10经合发组织GLP条例
在经合发组织GLP条例中,关于档案的一节有下列规定:【10】
用于归档数据的GLP原则必须一致地应用于所有数据类型。因此,重要的是,电子数据应与其他类型的数据具有相同的存取控制、索引和方便检索。如果将来自多个研究的电子数据存储在单一存储介质(如磁盘或磁带)上,则需要详细的索引。
可能需要为设施提供适当的特定环境控制,以确保存储的电子数据的完整性。如果这需要额外的档案设施,那么管理人员应确保负责管理档案的人员得到认可,只有获得授权的人员才能进入。还必须执行程序,以确保电子存储的数据的长期完整性不受损害。
如预期数据的长期存取会出现问题,或当计算机化系统必须退役时,应制订程序,确保数据的持续可读性。例如,这可能包括生成硬拷贝打印输出或将数据传输到另一个系统。
在没有管理授权和相关文件的情况下,不得销毁电子存储的数据。为支持计算机化系统而保存的其他数据,例如源代码和开发、验证、操作、维护和监控记录,应至少保存与这些系统有关的研究记录的时间一样长
34.1.11经合组织GLP关于建立和控制GLP档案的指南
虽然本指南着眼于纸质和电子格式的存档【11】,但其主旨是电子存档。有太多的东西需要总结,这将在本章后面的35.4节中进行更详细的讨论。
34.1.12经合发组织关于将GLP应用于计算机化系统的指南
本指导文件第3.2节有关于数据和数据存储的第73-78条,在第77条中有以下要求【12】:
77. 在程序方面,测试设施管理应描述如何存储电子记录,如何保护记录的完整性,以及如何保持记录的可读性。对于任何与GLP相关的时间段,这包括但不限于:
(a)对电子储存媒体的实际接触管制(例如管制及监察人员接达伺服器室的措施等);
(b)对储存记录的逻辑(电子)接触管制(例如计算机化系统的授权概念,作为计算机化系统验证的一部分,界定与GLP有关的计算机化系统的角色和特权);
(d)保障已储存的电子记录不受遗失及更改(例如:核实备存程序,包括核实备存资料及妥善储存备存资料;审核追踪系统的应用);和
(e)通过提供适当的物理环境和软件环境,确保电子记录的可及性和易读性。
本节还有其他要求,包括可能需要保留软件以重新编写研究报告。在许多情况下,这是一项规定超出了制药业所能获得的技术可能性的一个例子。
34.1.13法规要求概述
在保留记录方面有大量的问题需要考虑:
●按照美国GMP要求,完整的色谱数据需要作为记录保留期间所进行工作的证据。这应该包括所有的关联元数据,如序列文件、仪表控制方法、获取和处理方法、数据的积分以及最终结果的计算,如第27章所讨论的。此外,所有相关的审计跟踪条目都需要记录谁在什么时候对数据做了什么。
●记录保留期限因GXP规程而异;至少是批处理期满加上一年(生产数据)或两年(NDA批准)之后。然而,在产品责任立法上的限制也有潜在的复杂性(欧洲和美国分别定义为11年和20年),对于需要支持额外的许可证应用程序的现有数据和药品审报电子通用技术文件(eCTD)提到产品许可数据可能需要保存长达50年。欧盟GMP第4章要求,在MA生效期间,支持营销授权的关键数据必须保留,但是,如果合理并有文档记录,可以选择退役并替换数据【7】。
●●根据文件化的风险评估,可以选择将原始电子格式转换为电子格式或纸质格式,前提是保留记录的内容和意义【8】。然而,鉴于目前对数据完整性的关注,鉴于FDA对实验室记录的二级指南规定电子记录是原始记录而不是纸质打印输出【13】,这种选择可能是站不住的。FDA对数据完整性的指南加强了这一观点【6】。确实,FDA的指南也有自相矛盾的情况。
●如果要对电子数据进行存档,就需要有一个正式的机制,以便实验室操作符合GLP。然而,《世界卫生组织数据完整性指南》还建议【14】,不管监管规则如何,都要为计算机化系统数据建立电子档案。
●存档的数据(无论是纸质的还是电子的)必须是安全的、有组织的,以便于检索。注意,这将不能即时重现。如果数据离线存档则重现将不能即时发生。然而,随着2012年《食品药品和化妆品法》的改变,如果FDA的检查因缓慢检索GMP数据而延迟或受到限制,那么一个组织的药物可能被视为掺假【15】。
●当电子记录被删除时,必须有一个正式的文件化过程,并且在销毁之前必须授权删除。
34.2 CDS数据文件格式和标准
34.2.1当前CDS数据标准
在20世纪90年代,为CDS文件开发了一种标准的数据文件格式。底层文件格式基于网络通用数据格式(net-CDF),该格式用于在天文台之间传输天文数据;文件格式的详细信息可以在Liscouski的书中找到【16】。原则上,该标准的目标是允许不同的CDS应用程序读取和解释在一个供应商的CDS上生成的数据。
然而,标准工作的重点仅仅是色谱数据文件,而不是相关的关联元数据,如仪器控制文件、获取方法、处理方法、序列文件、报告等)。因此,尽管数据文件可以通过各种方式被另一个数据系统传输和读取,但是不太可能有任何元数据可以被另一个CDS读取,因为这些文件没有通用的标准。在不同的数据系统之间传输信息的唯一方式是手工输入数据——这是一个缓慢、劳动密集且容易出错的过程。随着时间的推移,CDS产生的大量数据意味着手动传输是一个不切实际的选择。但是,对于记录保留来说,这不是一个好的选择,因为文件格式net-CDF不允许重播数据,因为它需要原始软件和关联元数据。
除非我们有通用的数据格式,允许来自不同供应商的不同CDS应用程序之间的真正互操作性,否则您实际上只能局限于一个供应商,该供应商的责任包括:
●维护稳定的文件格式;或
●提供完整的工作和文档化的转换例程,支持从一个版本的文件到另一个版本的数据迁移。
这是确保系统选择过程在第一时间有正确方向的一个重要原因。
34.2.2通用CDS数据文件格式的进展
自本书第一版出版以来,在基于可扩展标记语言(XML)的通用数据文件格式方面取得了一些进展,这些格式已经为分析实验室进行了改进。数据可以存储在文本文件中,而不是使用分析信息标记语言(analyticinformationmarkup Language, AnIML)存储在二进制文件中。该语言是在美国测试和材料协会(ASTM)光谱学和分离科学分会的E13.15主题小组支持下开发的。总的来说,目标是允许数据在CDS应用程序和其他仪器技术之间的可移植性。这个标准已经发展了十多年,虽然进度不快,但是,一旦生成色谱数据的系统被整合到CDS应用程序或添加到现有系统的转换软件中,它为色谱数据提供了一种能力:使色谱数据比生成它的系统寿命更长。
与此同时,一个由制药公司组成的财团成立了Allotrope基金会,为主要分析技术独立于供应商的数据标准的定义、开发和部署提供资金【17】。其目标是开发标准,使分析数据可以在组织内共享,而不需要使用原始的软件应用程序或硬件,因此任何符合新数据标准的CDS应用程序都可以用于审查和重新评估数据。这是与AnIML标准相同的目标。最终的结果是确保支持专利和产品的数据是可用的,并且可以重用,从而得到比我们现在更好的情况。使用Allotrope框架正在开发的工具获取和存储的数据,目的是方便监管机构收集提交的监管文件并随后进行审查。此外,这些涵盖数据文件和关联元数据的标准将有助于在访问和检索旧数据时进行检查和审计。这将为制药公司和监管机构节省时间。
目前尚不清楚的是来自ASTM和Allotrope基金会的标准将会有多接近:是否会融合或竞争?Allotrope基金会的出发点是AnIML标准,但是一些制药公司一时兴起而改变方向是不明智的。制定两个标准是危险的。最好是支持和加强单一的通用标准,因为市场只会支持单一的标准,否则将导致混乱。然而,只有时间才能告诉我们这两个项目会有多成功,以及它们会被供应商和制药公司采用的程度。如果成功,将有机会开发软件应用程序,将现有的二进制CDS数据转换为新的基于XML的数据格式,以确保持久性和更好的记录保留。
34.3电子记录的保留和存档选项
34.3.1备份不是存档(除非您是FDA,只有FDA认为备份即存档)
重要的是要区分备份和恢复以及存档和还原(或取回);就本书而言,这些术语的定义如下:
●备份和恢复用于在文件丢失、损坏或系统故障时需要立即恢复数据(包括选定的数据文件到整个系统)的中短期数据存储。这是灾难恢复和业务连续性规划的先决条件。
●归档和还原涉及选定数据的长期存储,包括相关的关联元数据。在这方面,“储存”一词也用来表示存档的电子记录。如第35.1.6节所述,FDA数据完整性指南的当前版本现在将备份解释为存档【6】。
备份是用户指定的常规过程,通常每天发生,由IT部门执行,涉及整个系统或数据库(如第25章所述)。相反,存档和还原很少发生,由用户驱动(存档过程可能由IT部门执行,但由用户指定)。要归档的数据是经过仔细选择的,将通过工作包而不是系统中包含的所有数据来归档。
34.3.2整理CDS电子记录以备存档
您需要根据您实验室的工作类型,围绕特定的软件包组织您的CDS数据存档。一些典型的例子可以是完整的电子记录,包括来自以下工作包类型的审计跟踪事件:
●具体分析方法;
●同一物料的批次记录;
●稳定性研究;
●药物动力学研究或方案;
●临床研究或方案。
例如,如果该项目已经停止,一个特定开发项目的色谱数据可能会被存档;一旦报告已经发布,一个非临床或临床生物分析研究可能会被存档。这些只是组织CDS数据的一些建议,因为组织内的大多数功能的工作方式往往略有不同,您可能会找到更适合您特定需求的其他方法。
电子数据档案的组织关注的是具体的工作包,而不是一般的工作包,因为一旦你存档了数据,你可能需要在某个时候取回这些数据。花时间设计一个简单的方法来定义你的需求,并在第一次就做好它。或者,你可以希望自己已经退休了,或者公司已经合并了,数据存档是别人的问题。问题是,您是否可以等待很长时间,直到出现无法轻松恢复数据的情况,因为数据存储在几个地方,或者在最坏的情况下,系统根本无法工作。这就是为什么附件11条例以及世卫组织和经合组织指导文件要求在首次存档数据时和之后的时间段检查存档是否有效【1,6,14】。在确定要归档的电子记录时,请确保包括相关的审计跟踪记录,并符合21CFR 11和附件11的具体要求【1,5】。
市场上的一些带有数据库的CDS使用项目来组织工作包。每个项目中包含的工作(类似于上面的列表)可以从CDS应用程序中存档,这包括所有色谱数据文件、关联元数据和审计跟踪条目。这比使用存储在操作系统中创建的目录中的数据文件要好得多。
34.3.3电子档案的选择
关于CDS电子记录的存档和还原,有两种主要的思想流派:在线存储或离线到替代媒体的存档。一些IT专业人员首选的归档和还原方法是,我们应该在线归档数据,而不是离线。由于硬件更有弹性和容错能力,适当的服务器和磁盘空间可以相对便宜地购买到。随着我们用CDS产生的电子记录在数量和容量上的增长,我们必须通过购买额外的磁盘存储来跟上。当我们接近服务器的磁盘容量时,只需购买新的硬件并传输记录。但是,这种方法可能存在问题,因为定义要传输到存档的电子记录和相关元数据可能存在不确定性。
●系统性能可能是个问题。随着电子记录和数据档案的数目和容量的增加,有以下几点需要考虑:
♢文件管理或数据库系统能应付在应用程序使用的整个生命周期中电子记录不断增长的规模吗?
♢该方法是否得到了供应商的测试和支持?
♢记录的安全和完整是否得到维护?例如,更改已批准或最终批准的记录容易吗?
♢如果发生灾难会怎么样?你能恢复所有的记录吗?这个功能测试过吗?
通过服务器进行存储的另一种方法是将数据存储与应用程序分离,并使用容错存储设备,如存储区域网络(SAN)或网络附加存储(NAS)。
电子记录存档前的时间长短,将视乎你所从事的工作性质而定。一些临床/生物分析和产品稳定性研究可能持续2-5年,因此,在报告准备好并获得批准后,可能是考虑将数据存档的合适时间。但是,如果稍后必须访问数据,则可能需要推迟决策。
这些记录是该组织的知识产权,将作为检查期间满足监管要求的手段。因此,他们必须受到保护。除非对数据的访问有严格的控制,否则可能存在记录损坏的风险。此外,随着存储记录的大小的增长,如果记录保持在线,性能可能会受到影响。
34.3.4我可以看记录吗?
一个监管要求是数据的重现——前提是数据的格式是可以重现的。请注意,这不是即时重放,因为有了有效的脱机存档过程,记录可以离线或在线存储,这将影响实现回放的时间,而且可能必须在审查之前将其恢复到适当的计算机系统。这里的关键问题是确保您使用的任何存档过程都能从计算机系统中工作,并允许您随时还原和读取所有电子记录。
有许多关于数据系统变更的问题,这些更改将影响重放数据的能力。查看您最初获取电子记录的时间与您希望阅读、重新处理或重放并考虑以下问题之间的区别:
●是否有相同的文件格式?
●如果您的电子记录存储在数据库中,其结构是否相同?
●色谱数据系统的积分算法在不同版本之间是否有变化?
●操作系统是否发生了变化,这会产生影响吗?
●应用软件有变化吗?
●硬件平台是否发生了变化?
●使用离线存储时,存档介质是否发生了变化?
●存档软件是否发生了变化,因为这可能会影响早期版本存档软件创建的读取磁盘?
如您所见,有许多更改可能会影响开发有效归档的能力。上述任何一项的更改都可能限制或破坏从脱机归档还原数据的能力。这一领域为我们提出了电子数据要符合GXP规定的最具技术挑战性的问题之一。在这方面达成协议和提供一种涵盖所有适用的CDS数据和元数据的标准数据格式将大有帮助。
34.3.5更改CDS文件格式的影响
文件格式对存档和还原有什么影响?有许多问题需要考虑:然而,为了帮助您更好地理解这些问题,请回想一下您使用文字处理程序时的情况。
如果您使用文字处理应用程序word很长时间,您将会记住从word 95迁移到word 97的问题。这说明了我们将在更长的一段时间内面对我们的电子记录。文档文件格式不一样,迁移路径最初使用的是转换为富文本文件格式。问题并没有在那里结束,因为转换不完美和一些功能没有工作。例如,传输的内容表可以接受,但所有页码都迁移为“1”。在本例中,您所要做的就是删除目录并重新插入它,但是想象一下受管制数据的审计跟踪条目。把这个转到你的监管记录中:如果你所有的色谱峰面积都是“1”,你会有什么感觉?
改变文件格式会对程序重放数据的能力产生重大影响——这可能会直接影响长期运行的工作,如稳定性研究或临床试验。从业务和遵从性角度来看,这样做的后果之一是您可能会被锁定在某个特定的供应商。您希望查看转换的方法,以确保在转换后保留了记录的内容和意义。
34.3.6脱机归档媒体的选择
选择离线归档的媒体有很多问题,有很多选择:
●CD-ROM磁盘有一个事实上的标准,基于Sony-Phillips联合开发的技术,具有650 MB的合理容量,除非您有大型数据文件存档,例如使用DAD检测器光谱。
●磁光驱动器(MO disc)具有更大的容量和抗磁场的稳定性,但它们没有一个通用的标准。
●DVD光盘容量更大,但有许多标准和容量,不知道哪一个会成功。
●光学介质的使用寿命可能会限制其长期使用。
这很不爽,也就是为什么最好使用在线存储。
34.3.7更换CDS-存档选项是什么?
在某些情况下,您可能需要考虑FDA关于第11部分范围和应用的指南中概述的记录保留的替代方法。如果记录的内容和意义得以保存,可以选择将电子记录转换为纸张(和其他媒体)。
如果面临从一个CDS数据系统到另一个数据系统的变化,那么应该审查和评估保存这些记录的选择。这在实践中意味着什么?本节还应与有关数据迁移(第36章)和系统退役(第35章)的章节一起阅读,以更全面地了解可用的选项。
34.3.8一些备选办法概述
为数据收集系统保留被取代的记录而考虑的一些备选方案如下:
●将旧的CDS记录以纸质形式保存,并正式销毁相应的CDS电子记录。鉴于所有有关数据完整性的监管指引都认为电子记录是原始数据,而不是纸上数据,这种选择实际上是站不住脚的【6,14,18】。
●将旧的CDS记录以纸质形式保存,并使用工作站保存相应的CDS电子记录,以便在实验室客户或检查员提出要求时对数据进行再处理。
●如果可能的话,将旧的CDS系统虚拟化,以便回放数据。
●通过转换工具将旧的CDS数据文件导入新数据系统,并手动输入其他元数据。
●使用adobe acrobat将记录转换为PDF,提供转换以保存记录的内容和意义。但是,此选项不允许重播数据。
●使用科学的数据管理系统(SDMS)转换为电子格式。
根据所涉及的两个数据系统和工作发生时可用的技术选项,可能会有其他的选择。
34.3.9方案可行性评估
作为风险评估过程的一部分,应根据一系列标准对以上每一个选项加以审查,例如:
●技术可行性;以上部分的每个选项都应按容易、中等或困难程度评分。
●保存记录内容和含义:Yes(保存)或No(不保存)。
●成本评估方法:分为低、中、高三种。
●监管风险:分为低、中、高三个等级。
●随着时间的推移,记录的价值可以涵盖许多问题:例如,存档记录被访问的频率以及实验室在制药价值链中的位置(研发、活性药物成分或次级生产)。
每个因素可以用简单的方法评分,如技术可行性选项,如低= 1,中= 2和高= 3。同样的原则也适用于风险评估中需要考虑的其他因素。为了帮助做出决定,可以将每个因素的得分相加,其中总分最低的是首选选项。但是,不可能对在个别情况下应该做什么给出明确的指导,因为每种情况都有独特的因素需要考虑。
34.4经合发组织开发电子归档的指南
本指南提供了一种按照GLP原则创建归档的方法,包括纸质记录和电子记录。
然而,如果将CDS作为一种混合系统使用,将同时考虑纸质和电子记录,以及两种媒体之间的同步。本节的重点是电子归档。
34.4.1定义
归档是在一个安全的设施或房间,档案管理员专门负责日志化记录档案材料进出。安全和访问是GLP归档中的主要问题:只有经过授权的人员才能访问,而访客只能在管理员陪同的情况下查看纸质档案。GMP规范中没有提到归档。
本文件所使用的主要定义如下【11】:
●档案室:一个指定的区域或设施(如橱柜、房间、建筑物或计算机系统),用于安全存储和保存记录和材料。
●档案管理员:由测试机构或测试现场管理人员指定的个人,负责档案的管理,即归档的操作和规程程序。
●电子档案:根据GLP原则,为保存电子记录而提供的设施和系统。
●电子记录:所有原始的实验室记录和文件,包括通过仪器接口直接输入计算机的数据,这些数据是一项研究中原始观察和活动的结果,是对该研究报告进行重构和评估所必需的。
元数据:描述其他数据属性的数据。最常见的是描述电子记录的结构、数据元素、相互关系和其他特征的数据。
●迁移:电子记录从一种格式、媒体或计算机化系统向另一种格式、媒体或计算机化系统的迁移。
●流程所有者:受系统影响最大的部门的经理或指定人员,或系统的主要用户。
34.4.2角色和职责
好的,那么谁参与了这个归档过程,他们做了什么?指导文件概述了几个角色和职责,如测试设施管理者、研究主管、QA、IT和档案管理员。为了讨论的目的,我只想关注两个角色:档案管理员和IT。如果你在GMP规范的实验室工作,你可以将“档案管理员”理解为QA或实验室中负责管理档案的人员。
档案保管员:档案保管员是档案材料进出的看门人。如果要查看GMP设施,将由工作人员负责决定何时将电子记录从CDS移到档案室。不可避免地,必须有控制和记录这一过程的程序。因此,要确保记录的结构和组织是正确的:请记住那句老话:无用输入—无用输出(GIGO,垃圾循环)。因此,项目的文件命名约定非常重要,如果需要数据文件,包括相关的关联元数据也很重要。在带有数据库的CDS中,文件命名往往是自动进行的,惟一需要的命名约定是针对每个单独的项目。
信息技术(IT)人员:参与归档操作(如确保电子记录的完整性)的IT人员应接受充分的培训,并了解与他们工作相关的GX法规。他们必须与档案保管人密切合作,并有SOPs和/或书面协议来涵盖第3.1条项下的工作【1】。建立服务器和服务器所在房间的物理安全以及谁可以访问电子记录的逻辑安全是至关重要的,我们将在下面看到这一点。
34.4.3档案设施
该指南对设施进行了一定程度的讨论,但是,让我们把重点放在存储电子记录的设施上。
●提供存储独特电子记录的组件应该在物理上是安全的。它们通常被放在一个数据柜里,这个数据柜应该锁在数据中心或电脑室里。
●计算机化的档案设施应具有防止未经授权的访问和病毒保护的程序。这应该包括逻辑和物理安全元素。
●限制访问电子记录所需的安全控制通常与应用于其他记录类型的安全控制不同。由于许多电子储存媒体可以重复使用(例如覆写),因此应采取措施确保记录不会被更改或删除,例如写入受保护的磁碟。
对于电子档案而言,应该尽量避免删除或更改电子档案中的电子记录。在我看来,这种措词太巧妙了;我把它解释为"应该"读作"必须"。
此外,档案服务器所在房间的环境条件应该得到监控,并配备不间断电源(UPS),以保护系统免受电源损耗。指南中没有明确提到,计算机硬件应该有足够的弹性来克服常见的问题,如磁盘或处理器故障。此外,灾后恢复,包括火灾、洪水,应该有应急措施,并记录在案,以确保电子记录不会在故障或灾难发生时丢失。根据所做工作的性质,这个档案可以存储支持许可证申请的CDS记录,也可以支持销售额达数十亿美元的产品的批量发布记录。因此,在档案平台的设计上要注意安全、可靠和弹性。
34.4.4电子记录的归档
电子记录归档的规定,与指南提出的关于纸质记录的五个主要的主题领域相比,有额外的要求吗?我将在下面讨论。
决定将电子记录存档。需要有意识地以电子化记录的方式工作并保留它们。如果当前应用程序软件不能做到这一点,则可能需要使用文件命名约定。然而,正如FDA在其网站的二级指南中所述,电子记录是原始数据,而不是纸上数据,因此,这个决定已经为您做出了。
这就带来了下一个问题——我们能否以相同的格式读取数据,以确定保留期的长度?我们可能需要原始软件,或者需要将记录迁移到新的文件格式以确保可读性。计算机技术正在迅速发展,今天普遍使用的能够读取存储介质的设备将来可能不会出现。如果需要迁移记录,则必须准备好过程,以确保记录从一种格式迁移到另一种格式时数据的完整性。如果在迁移过程中丢失了数据元素,不要感到惊讶,但是这需要记录并评估影响。这反映在指南中如下:当媒体本身不再允许评估时(由于硬件或软件问题),如果处理得到授权、形成文件、迁移电子记录并记录任何记录损失,则可以丢弃电子媒体【11】。
在计算机化系统上定义档案区域。电子记录可由电脑系统的生产部分转移至同一电脑系统上的独立、安全的档案区(在物理上分开,例如档案记录系统磁盘),或被明确标记为存档(在逻辑上分开,例如数据库记录系统分区)。存档的记录应该被锁定,这样它们就不能在没有检查的情况下被修改或删除。
同样,以务实的方式,经合组织的指南提供了以下建议【11】:查看电子记录而不可能改变或删除存档的电子记录或在另一个计算机系统中复制并不构成检索记录。这提供了一个主要的优势,比纸质档案-你需要在档案室内看到物理纸质记录。在电子世界中,几乎任何人都只能以只读方式访问电子记录。
专用电子档案系统。完整的电子记录必须输入档案系统。这包括重建研究所需的所有数据和元数据,包括电子签名,否则迁移是无用的。当电子记录被转移到归档时,做这件事的人需要确保在将要转移的记录和实际转移的记录之间有一致的意见。理想情况下,档案管理员应该是系统所有者,并与系统管理员达成管理系统的协议。
维持及保存电子记录。这是比较困难的一点——我们在处理和存储纸质记录方面有大约2000年的经验,但在计算机化系统方面只有不到50年的经验,如果你考虑到计算机只是在上世纪80年代才在实验室里广泛普及,那就更短了。应制定程序,以确保在规定的保留期间内基本资料保持完整和可检索,这也包括备份系统的机制。
可能存在问题的是,如果记录媒体需要处理以将保留的记录呈现为可读格式,则应确保适当设备的持续可用性。这就是问题所在,有多少供应商提供了未来维护电子记录的证明方法?帮助数据迁移的标准正在形成,但仍待被广泛采用和讨论。
如有需要迁移电子记录,应将迁移过程完整地记录在案,并加以验证,以确保原始记录在遗失或销毁前完整而准确地迁移。如果无法将记录迁移到新的电子媒体,则可能需要迁移到纸质记录。

参考文献:
1. EU GMP Annex 11 Computerised Systems,European Commission, Brussels,2011.
2. 21 CFR 58 Good Laboratory Practice forNon-Clinical Laboratory Studies,Food and Drug Administration, US GovernementPublishing Office,Washington, DC, 1978.
3. 21 CFR 211 Current Good ManufacturingPractice for Finished Pharmaceutical Products, Food and Drug Administration,Sliver Spring, MD, 2008.
4. 21 CFR 820 Quality System Regulation forMedical Devices, US Government Publishing Office, Washington, DC, 1996.
5. 21 CFR 11 Electronic records; electronicsignatures, final rule, US Government Publishing Office, Washington, DC, 1997.
6. FDA Draft Gudance for Industry DataIntegrity and Compliance with cGMP,Food and Drug Administration, Silver Spring,MD, USA, 2016.
7. EU GMP Chapter 4 Documentation, EuropeanCommission, Brussels, 2011.
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10. OECD Series on Principles of GoodLaboratory Practice and Compliance Monitoring Number 1, OECD Principles on GoodLaboratory Practice, Organsation for Economic Cooperation and Development,Paris, 1998.
11. OECD Series on Principles of GoodLaboratory Practice and Compliance Monitoring Number 15: Establishment andControl of Archives that Operate in Compliance with the Principles of GLP,Organisation for Economic Cooperation and Development, Paris, 2007.
12. OECD Series on Principles of GoodLaboratory Practice and Compliance Monitoring Number 17 on Good LaboratoryPractice Application of GLP Principles to Computerised Systems, Organisationfor Economics Cooperation and Development, Paris, 2016.
13. FDA Questions and Answers on CurrentGood Manufacturing Practices, Good Guidance Practices, Level 2 Guidance–Recordsand Reports, 2010, available from:
14. WHO Technical Report Series No.996Annex 5 Guidnce on Good Data and Records Management Practices, World HealthOrganisation, Geneva, 2016.
15. Guidance for Industry Circumstancesthat Constitute Delaying, Denying,Limiting, or Refusing a Drug Inspection, Foodand Drug Administration,Rockville, MD, 2014.
16. J. Liscouski, Laboratory and ScientificComputing–A Strategic Approach,Wiley, New York, 1995.
17. J. M. Vergis, D. E. Vanderwall, J. E.Roberts and P.-J. Jones, Unlocking the Power of Data, LCGC North Am., 2015,33(4), 270–281.
18. MHRA GMP Data Integrity Definitions andGuidance for Industry 2nd Edition,Medicines and Healthcare products RegulatoryAgency, London,2015.

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【CSV-CDS:第16章】需求级别的CSV-CDS风险管理 https://www.ouryao.com/thread-531770-1-1.html
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【CSV-CDS:第18章】 编写配置规范    https://www.ouryao.com/thread-532346-1-1.html
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药生
发表于 2020-6-26 22:49:09 | 显示全部楼层
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药徒
发表于 2020-6-27 08:36:07 | 显示全部楼层
楼主,对于一个有强迫症的人来说,33章呢?

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啊?还有这事?着急准备钓具,晚上回家补上啊  详情 回复 发表于 2020-6-27 10:24
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大师
 楼主| 发表于 2020-6-27 10:24:00 | 显示全部楼层
快活王 发表于 2020-6-27 08:36
楼主,对于一个有强迫症的人来说,33章呢?

啊?还有这事?着急准备钓具,晚上回家补上啊

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哈哈,没事,祝钓条大鱼,哈哈  详情 回复 发表于 2020-6-27 11:08
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药徒
发表于 2020-6-27 11:08:10 | 显示全部楼层
歪把子 发表于 2020-6-27 10:24
啊?还有这事?着急准备钓具,晚上回家补上啊

哈哈,没事,祝钓条大鱼,哈哈

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杆太短,才2.7、3.6,眼看着大鱼翻花,钓不着;小鱼一大把,回来炸酱了。下回去得带5.4的杆子。  详情 回复 发表于 2020-6-27 17:21
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大师
 楼主| 发表于 2020-6-27 17:21:29 | 显示全部楼层
快活王 发表于 2020-6-27 11:08
哈哈,没事,祝钓条大鱼,哈哈

杆太短,才2.7、3.6,眼看着大鱼翻花,钓不着;小鱼一大把,回来炸酱了。下回去得带5.4的杆子。
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发表于 2020-6-29 08:13:07 | 显示全部楼层
打卡!谢谢分享
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药徒
发表于 2020-6-29 14:08:58 | 显示全部楼层
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药徒
发表于 2020-6-30 08:56:19 | 显示全部楼层
感谢分享。
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