转载|GMP活动中excel的管理和应用

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众所周知，Microsoft office中的excel软件是一款非常强大且方便的办公软件，可以轻松完成数据的筛选、排序、公司式计算、提示等操作。在制药行业，excel也被频繁的用于多个GMP活动，例如电子台账的管理、QC数据的运算、年度产品质量回顾的趋势分析等。随着近几年数据完整性的检查和指南发布，大家逐渐认识到应当对GMP活动中使用的excel电子表格进行管理和控制，但是如何管理和控制，很多指南也给出了不同的看法，本篇文章将会讨论GMP活动中excel的管理和应用。

一、Excel的应用场景

现在很多公司都已经购买了正版的软件进行某些数据的运算，例如minitab等，但是也有一些公司仍在使用excel来做简单的数据处理，在这里，我们列出一般情况下，GMP活动中excel的应用场景：

序号	Excel电子表格的应用场景
1	偏差、变更、投诉等台账；
2	QC数据的运算；
3	生产部门持续工艺确认或年度产品质量回顾过程中的数据储存
4	年度产品质量回顾的趋势分析
5	分析方法验证中的线性计算

二、不同excel的特殊考量

1.偏差、变更、投诉等台账类excel的管理

当excel的问题被业界关注时，就有很多企业在问，我们用来管理偏差、变更、投诉等台账类的excel算不算是电子数据，要不要对电脑加密？要不要对excel进行验证呢？

实际上FDA发布过台账类excel表格的警告信，FDA曾经发布过一份警告信，受审公司使用excel来管理投诉台账，但是excel并没有经过验证，且无法防止别人修改，所以被提出了警告信。但是FDA同样在警告信中写明，企业并没有其他的原始记录，该excel表格作为投诉的原始数据管理。因此我们可以看出，FDA的关注点在于你没有其他的原始记录，你的excel是你的原始记录时，你没有采取足够的保护措施。

所以大家考虑一下自己公司的excel台账的管理，究竟是纸质的投诉记录作为原始数据？还是电子版的excel作为原始数据？如果我们使用纸质的投诉记录作为原始数据，而excel台账仅是用来统计和打印使用的话，则我们不需要对excel进行过多的管理，只需要每次打印后，由打印人和复核人对照原始记录来确认打印内容是否准确并签名确认就可以了。那如果我们采取上述那家公司的管理，保存原始数据的excel则应当采取足够的保护。

2.生产部门持续工艺确认或年度产品质量回顾过程中的数据储存

随着FDA 2011年发布行业指南——《工艺验证：一般原则与规范》，持续工艺确认成为了PPQ之后的常规工艺控制和监测步骤，因此很多公司会使用excel来编辑公式对数据进行储存和实时分析。对于此类的excel表格，由于其本身就具备储存原始数据以及运算的功能，所以需要按照正常的计算机化系统软件来管理该excel表格。

3.其他excel表格

除以上两种特殊的excel外，excel还会用于QC数据的运算、年度产品质量回顾的趋势分析以及分析方法验证中的线性计算，这几种excel在使用过程中会用到企业自行编辑的运算公式，故应按照计算机化系统进行验证和管理。

三、excel的管理要求

在Rx-360的GMP审计手册中给出了他们对于GxP电子表格的管理期望：

序号	期望
1	使用GxP电子表格时，应视为电子数据，应予以保留，并进行备份和存档；
2	电子表格应在其整个生命周期内进行控制，包括开发、验证、使用、访问控制/密码保护、修订/更改和报废；
3	电子表格应在提供21 CFR第11部分控制（如访问控制、审计跟踪和电子签名）的环境（如Finbury Solutions的DAC或安捷伦OpenLAB）中维护和使用。应映射、锁定计算单元，并对其进行更改控制。
4	电子表格不应存储在员工个人桌面上。电子表格应位于有限访问文件夹中，以供特定员工访问；
5	“一次性使用”电子表格通常不受控制，应仔细评估GxP的适用性。这些数据是否经过独立验证？
6	对未在本节前面确定的环境中维护和使用的电子表格生成数据的审查，可能必然包括对“主数据”的嵌入式计算的审查以确保未进行任何更改；
7	电子表格还用于跟踪GMP活动与时间线关键系统的关系，如预防性维护/校准和稳定性计划，这些被认为是应加以控制和保护的GMP工具。

而FDA的顾问McDowall在其作品《Data integrity and data governance practical implementation in regulated laboratories》中提到了用于GMP计算的excel的法规符合性期望：

序号	期望
1	电子表格是一个混合系统。必须验证主模板；
2	完成的电子表格必须保存到安全位置，并作为分析所需的完整数据的一部分进行备份；
3	打印出来的结果必须链接到保存的电子表格记录。

所以综上所述，对于GMP或GxP活动中使用到的excel管理要求如下：

序号	要求及解释
1	要求	电子表格不应保存在个人桌面上，应保存至有限访问的公共文件夹中；
	解释	l 电子表格应避免存放到个人桌面上，因为放到个人桌面上可能无法保证该电子表格不会被删除或移动。因此电子表格应当防止在一个公共的区域，仅有管理人员才有权限进行删除或修改。同样，有权利进行该文件夹的人员也应当经过授权。 l 企业应当建立一个受控电子表格的清单，写明每个电子表格储存的位置。
2	要求	电子表格应在提供21 CFR第11部分控制（如访问控制、审计跟踪和电子签名）的环境（如Finbury Solutions的DAC或安捷伦OpenLAB）中维护和使用。应映射、锁定计算单元，并对其进行更改控制。
	解释	l 如果电子表格本身是需要进行管理的，那么安装该电子表格的计算机系统则应当是受控的，就像我们进行CSV时需要对应用程序安装的计算机系统进行基础架构确认一样，当我们使用受控的电子表格时，我们应当对受控电子表格运行的计算机系统进行基础架构确认； l 如果部分CDS软件或其他软件本身就有电子表格的计算功能，我们可以在确认其经过验证的情况下使用该功能； l 一旦电子表格被认定为计算机化软件，则应当按照各公司计算机化系统的管理规程或安全管理规程设定不同的权限以及审计追踪等。
3	要求	电子表格应在其整个生命周期内进行控制，包括开发、验证、使用、访问控制/密码保护、修订/更改和报废；
	解释	l 电子表格应有唯一的文件编号及版本号，并有变更历史追溯其变更； l 电子表格应有URS、DQ、IQ、OQ及PQ文件，应经过了确认； l 电子表格应设置密码保护，防止未经授权的人员进入并修改数据； l 电子表格应设置密码保护，防止未经授权的人员对计算公式进行修改； l 电子表格应参照计算机化系统进行全生命周期的管理； l 电子表格的验证可参考OMCL PA/PH/OMCL(08)87 R6 计算机化系统验证附件1——Excel电子表格的验证。
4	要求	使用GxP电子表格时，应视为电子数据，应予以保留，并进行备份和存档；
	解释	实际上Rx-360审计手册这里描述不够准确，当使用GxP电子表格时，应视为混合记录，因为GxP电子表格和打印的纸质记录都属于原始数据，因此既需要对纸质记录进行保存，也需要对GxP电子表格进行备份和归档。
5	要求	“一次性使用”电子表格通常不受控制，应仔细评估GxP的适用性。这些数据是否经过独立验证？
	解释	由于“一次性使用”电子表格往往不会按照计算机化系统进行管理，因此如果评估电子表格是GMP活动的表格，则应当尽可能避免使用“一次性使用”电子表格。
6	要求	对未在本节前面确定的环境中维护和使用的电子表格生成数据的审查，可能必然包括对“主数据”的嵌入式计算的审查以确保未进行任何更改；
	解释	本条目对于计算机系统不受控的环境下的电子表格提出了额外的检查要求，对于GMP活动，不受控的计算机系统不仅仅代表着电子表格不受控，更多的是会带来审计官的质疑，因此，在GMP活动中的电脑，应尽可能使用正版且受控的计算机系统。 另外一个需要关注的是：对于需要手动输入电子表格的数据，应当有第二人的复核，确保正确。
7	要求	打印出来的结果必须链接到保存的电子表格记录。
	解释	该要求来自于21CFR part 11中第11.70签署于电子记录上的电子签署及手写签署，须与有关的电子记录链接，以确保该等签署不会被删除、复制或以其他方式转移，或以一般方式伪造电子记录。这是良好文档实践GDP的一个关键领域，以确保记录和签名都符合规定。一般企业会在电子表格中设置自动打印日期用来和电子表格相链接。

四、参考文献

1.Rx-360 GMP Audit Manual - Data Governance and Data Integrity；

2.McDowall - Data integrity and data governance practical implementation in regulated laboratories；

3.OMCL PA/PH/OMCL(08)87 R6 计算机化系统验证附件1——Excel电子表格的验证.

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