【北京睿知而行】数据完整性与5S管理之关系

mmz41723

今天与各位共同探讨关于“5S”理念。本人在药企工作十五年以上，药企普遍存在着大大小小的各种问题，有些不直接影响GMP的问题很容易被管理者忽视，有些偏差调查反复发生却无法杜绝，有些工作效率低却无法改进。老板股东们关注点更多是成本、效率和投资回报率，质量管理者更多关注质量。成本和质量似乎成为药企永恒的搭档，对于这些问题，个人总结如下：

一、企业中常见的一些不良现象：

1.  员工仪容不整、散漫、违纪、做事马虎、对工作没有质量概念,没有全局观念，甚至对本职工作也不能尽职尽责，只注重个人利益,不合格部件流入下道工序直至成品报废。

2.  物品随意摆放,原材料、半成品、成品、不合格品、返修品等混杂。

3.  工夹具、量器具、模具等杂乱无章乱丢乱放，机器设备使用保养不当，不按规程操作、使用、保养，随意开关启动设备，长流水、长明灯现象无人关心过问。

4.  工作场所脏污，不注意卫生，乱丢乱扔，随意侵占安全通道、消防设施、紧急出口等。

5.  ……

二、不良现象带来的危害：

1.  人员的懒散有损企业形象，影响士气，没有集体精神,工作气氛不良,工作态度不端正。

2.  物品的随意摆放容易混杂，难于管理，寻找浪费时间，增加搬运时间，无效作业增多，数据不易清楚。

3.  不按操作规程使用、保养机器容易损坏设备，影响寿命和精度，影响产品质量。

4.  不良现象不仅影响品质，更重要的是增加不安全因素。

5.  ……

三、不良现象会造成浪费:

1.  资金的浪费

2.  场所的浪费

3.  物质的浪费

4.  人员的浪费

5.  不产生价值的工作就是浪费

以上问题和5S有什么关系呢？要了解他们之间的关系并不难，我们先来了解一下“5S”的定义：5S是一个有计划的使工作场所有秩序化，保持工作场所整齐、清洁，维持标准化的工作环境以及逐渐持续地灌输使每个人能够达到和保持世界级的工作环境纪律规则的方法。图-1可以更直观的让我们了解5S的重要性：

                                                                 

图-1 5S的重要性

5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法。1955年，日本的5S的宣传口号为“安全始于整理，终于整理整顿”。当时只推行了前两个S，其目的仅为了确保作业空间和安全。后因生产和品质控制的需要而又逐步提出了3S，也就是清扫、清洁、修养，从而使应用空间及适用范围进一步拓展，到了1986年，日本的5S的著作逐渐问世，从而对整个现场管理模式起到了冲击的作用，并由此掀起了5S的热潮。

在丰田公司的倡导推行下，5S对于塑造企业的形象、降低成本、准时交货、安全生产、高度的标准化、创造令人心旷神怡的工作场所、现场改善等方面发挥了巨大作用，逐渐被各国的管理界所认识。随着世界经济的发展，5S已经成为工厂管理的一股新潮流。

根据企业进一步发展的需要，有的公司在原来5S的基础上又增加了节约(Save)及安全(Safety)这两个要素，形成了“7S"；也有的企业加上习惯化(Shiukanka)、服务(Service)及坚持(Shikoku)，形成了“10S".但是万变不离其宗，所谓“7S"、“10S"都是从“5S"里衍生出来的。

5S是日文SEIRI(整理)、SEITON(整顿)、SEISO(清扫)、SEIKETSU(清洁)、SHITSUKE(修养)这五个单词，因为五个单词前面发音都是“S”，所以统称为“5S”。后来翻译成中文和演变，如图-2可以直观的了解“5S”的概念：

                                                                     

图-2 5S的概念

这5个词，以及所表达的意思听上去非常简单，但却会对公司的文化产生深远的影响……  

M公司是一家制药企业，主要做委托生产业务。在合作谈判过程中，客户到现场审计参观，提出很多在M公司看来太过“挑剔“的意见，与客户谈判进行得并不顺利。比如仓库的物料、包材等的摆放随意，没有指定的区域，货位卡信息不完整或无货位卡；放行的物料、包材与待检的物料、包材交叉混放；地面不够清洁；工人的工作服也“令人不满”；车间的设备零件、模具等混放，没有指定区域；设备没有状态卡等等；实验室对照品、溶剂等随意摆放；待检物料、正在检验中的物料和检验完成的物料随处可见……　　后来，在委托条款里，客户执意将“引入现代生产企业现场管理的5S方法”，作为一个必要的条件，写进了合同文本。

刚开始的时候，M公司管理层觉得客户有点“小题大做”。“不就是做做卫生，把环境搞得整齐美观一些；库房工人能够找到需要的物料和包材；检验人员能够正确的检验物料；车间工人也能够找到需要的零件和模具”，M公司觉得这些事情太“小儿科”，与现代管理、信息化管理简直不沾边。不过，为了委托生产能顺利进行，M公司还是满口答应下来。

推广“5S管理方法”，需要做大量的准备和培训工作。几天后，客户派来指导5S实施的F先生，通过实地调查，用大量现场照片和调查材料，让M公司的领导和员工，受到了一次强烈的震撼。

F发现，库房的地面上，总是堆放着不同类型的物料，里面有刚到货的，也有“不知道谁搬过来的”，可能是退库的还每来得及摆放，谁也说不清到底领用了多少；车间工人使用的工具和零件都没有醒目的标记，要找一件合适的工具得费很大的周折；比较有经验的工人才能在一堆零件中挑出配套的模具。

F先生还检查了M公司引以为荣的XXX系统，查看了摆放在计划部、销售部、采购部的几台电脑，发现硬盘上的文件同样混乱不堪。到处是随意建立的子目录，随意建立的文件。有些子目录和文件，除非打开看，否则不知道里面到底是什么。而且，F先生发现，文件的版本种类繁多，过时的文件、临时文件、错误的文件或者一个文件多个副本的现象，数不胜数。

在M公司里，长久以来大家对这样一些现象习以为常：想要的东西，总是找不着；不要的东西又没有及时丢掉，好像随时都在“碍手碍脚”；车间里、办公桌上、文件柜里和计算机里，到处都是这样一些“不知道”—不知道这个是谁的；不知道是什么时候放在这里的；不知道还有没有用；不知道该不该清除掉；不知道这到底有多少……

“在这种情况下”，F先生直率地问M公司领导，“你如何确保产品的质量？如何确信电脑里的数据是真实的？如何鼓舞士气？增强员工的荣誉感和使命感？”最后一个问题，F指的是墙上贴的一个落着灰尘的标语，“视用户为上帝，视质量为生命”。

读到这里各位联想到什么没有？原来5S和数据完整性也有着密不可分的关联。

M公司5S的工作分为两大步骤，首先是推进前三个“S”，即整理、整顿、清洁。

整理-就是要明确每个人、每个生产现场（如工位、机器、场所、墙面、储物架等）、每张办公桌、每台电脑，哪些东西是有用的，哪些是没用的、很少用的，或已经损坏的。整理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中间的残次品、非必需品挑选出来，该处理的就地处理，该舍弃的毫不可惜。特别是电子“垃圾”，可以让你的工作效率大打折扣；不断冒出来的文件查找、确认、比较工作，会浪费大量的工作时间。

整顿-就是要对每个清理出来的“有用”的物品、工具、材料、电子文件，有序地进行标识和区分，按照工作空间的合理布局，以及工作的实际需要，摆放在“伸手可及”、“醒目”的地方，以保证“随用随取”。听上去“整顿”很简单，从F的经验来看，其实是很仔细的工作。比如电脑文件目录，就是最好的例子。“一般来说，时间、版本、工作性质、文件所有者，都可以成为文件分类的关键因素”，F结合自己的体会，向大家详细介绍了“什么是电子化的办公”。对一个逐步使用电脑、网络进行生产过程管理和日常事务处理的公司而言，如何处理好纸质文件和电子文件的关系，是养成良好的“电子化办公”习惯的重要内容。

清扫-简单说就是做彻底的大扫除。发现问题，就及时纠正。但是，“清扫”与过去大家习惯说的“大扫除”还有一些不同。“大扫除”只是就事论事地解决“环境卫生”的问题，而“清扫”的落脚点在于“发现垃圾的源头”。换而言之，就是“在进行清洁工作的同时进行检查、检点、检视”。最好将个人责任归属与清扫项目制表公布于现场，每一个人都看得见的地方，让每一位员工都养成每天清扫“五分钟”的习惯，五分钟听起来很短，但如果持之以恒，效果是十分惊人的。

5S管理的要点，或者说难点，并非仅仅是纠正某处错误，或者打扫某处垃圾；5S管理的核心是要通过持续有效的改善活动，塑造一丝不苟的敬业精神，培养勤奋、节俭、务实、守纪的职业素养。

5S管理的第二步：推行后两个“S”，一个是保持，另一个是素养（标准化）。

保持-基本含义是“如何保持清洁状态”，也就是如何坚持下去，使清洁、有序的工作现场成为日常行为规范的标准。

素养（标准化）-基本含义是“陶冶情操，提高修养”，也就是说，自觉自愿地在日常工作中贯彻这些非常基本的准则和规范，约束自己的行为，并形成一种风尚。建立标准化流程，可以帮助员工更好的保持这种基本的准则和行为规范。

后两个“S”其实是公司文化的集中体现。很难想象，客户会对一个到处是垃圾、灰尘的公司产生信任感；也很难想象，员工会在一个纪律松弛、环境不佳、浪费随处可见的工作环境中，产生巨大的责任心，并确保生产质量和劳动效率；此外，更不用说在一个“脏、乱、差”的企业中，信息系统竟然会发挥巨大的作用。

执行视觉管理。有批评才有进步，5S运动也是一样，理想的工作现场应该是一望即知问题所在，解决问题也就容易的多，经过一段时间后，现场的外貌也许有了很大的改变，请你再照一些照片，然后根5S实施前的照片比较。最好办一次照片展览，这是对现场员工最好的教育，此外，也不要忘记了对执行5S具有成效的员工，给与适当的奖励。

综上所述，5S是数据完整性的基础。实施5S活动，确实能给公司带来巨大的好处。一个实施了5S的企业，可以降低生产成本；提高工作效率；确保企业的安全生产并能鼓舞员工士气；还可以不断地改善和提高企业的整体形象，增强企业活力，提高企业在国内外市场的竞争力。因此，推行5S活动，进行规范化的管理经营活动，是企业存在、发展和壮大的有效途径之一。一旦5S在你的工厂里已经根深蒂固、潜移默化，你的工厂就已经登列世界一流工厂的行列。

syhorchid

谢谢分享

mmz41723

很多企业容易忽视的问题

LanBo

看不出5S与数据可靠性啥关系，5S是数据可靠性的基础？意思5S没做好，数据可靠性就做不好？八竿子打不着，您非要扯上关系，那我们也没办法

semite

谢谢分享，内容看上去还是比较虚的样子，缺少干货

rushyuyu

讲的有些意思，挺好的分享

wamy425724

一个脏乱差的环境，物料上的标签信息无法确保准确性，电脑里的数据不知道有没有修改过，生产记录不知道是否完整，这反映的是管理上的问题，数据完整性要从系统、流程和技术三方面抓，流程管理这么乱你能相信它产生的数据靠谱吗