HR老菜鸟谈记之十七——HR如何建立及呈报各项报表

圣剑之心

今天要谈的是如何建立及呈报HR各项报表，这个不论是HR一般人员还是高层都是一个必须接触的课题，有的公司HR做得很好，对HR各项信息作了有效的分析，有的公司根本都没有这方面的想法。为什么同样是做HR，有的公司HR就能做得有声有色，有的就做得黯然无光，为什么同样的公司有的HR主管就做得深得上层倚重，有的就只是一个高级杂工呢，我想，有一个很重要的原因是你是如何将HR的各方面信息统计分析，提供给上层作为决策参考的。


在这里我想讲讲如何对HR信息作一个日报及月报。有些公司做得细，还做了周报，其实周报与月报在内容上基本相近。每一个HR人员都要思考，我做的这个报表，能反映一个什么情况，如果这个报表让一个什么都不了解的人去看，他能不能看得懂7至8成，这个报表哪些内容还可以简化掉，做报表前先问自己这三个问题，就可以省去很多不必要的报表，也能提升报表的作用。


先谈谈人力日报，作为一个人力日报，你首先要知道我们哪些人力信息需要按日来统计和展现，如果这个信息没有，那会有什么后果，如果有了，那又有什么作用了。作为需要每天反映的人力信息，大致分为四大块，一块是反映全厂人员综合信息的，一块是反映招聘状况的，一块是反映出勤方面的，一块是反映离职方面信息的，综合信息方面主要信息为：全厂的人员分布、直接间接人员的编制人数、实际人数、全厂总人数。招聘方面要反映的信息是当日招了多少人、报到了多少人、分布在哪些单位、都是些什么职位。出勤方面主要反映各单位缺勤人数、缺勤类别、缺勤率等信息。离职方面主要反映的是离职方式、离职分布、离职原因。以上四块信息结合起来，就是一个很标准，很规范，很完整的人力日报表。 HR老菜鸟提供的相关资料中包括标准的人力日报表，大家可以参考下，相信一定会提升你们公司HR信息提报能力。这些人力日报其实不仅仅是HR主管或经理要审批，还必须拿给高层审批。我以前一家台湾厂的董事长，很少在厂里面，一个月来几天，来大陆的那几天一定要我每天将人力日报给他看，他还在上面划划点点，可见人力日报做得好，可以给上层甚至最高层提供决策参考的信息，你说HR重不重要呢？人力日报一定要在第二天早上9：00前提报前一天的人力信息，如果拖到下午或拖了几天，那就不叫人力日报了，在小公司还看不太出人力日报的作用，到了大公司人力日报就起到很大的作用，因些，作为HR一定要把你的人力日报做得漂亮些，规范些，适用些。


下面讲讲如何做人力月报，人力月报我见过做得出神入化的，在一个偌大的办公室，全集团的高层在一起，由HR经理作报告，用的就是人力月报，人力月报不仅仅是HR部门向上层的一个工作报告，工作总结，也是一个信息统计分析结果。做得好，分析得好，可以发现很多问题，避免很多问题，甚至借此可以提升整个工厂的管理水平。人力月报主要包括如下几大模块：第一个是人力概况，主要是讲全厂人数及在部门分布，人数每月变化趋势。第二个是讲人力分析，人力分析主要是从如下几个方面进行分析：全厂学历结构比例、全厂年龄结构比例，全厂省籍结构比例全厂入厂年资比例。