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[行业动态] 【原创】质量管理体系建设————人员管理篇

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大师
发表于 2019-3-5 09:38:00 | 显示全部楼层 |阅读模式

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人员是企业发展的基础,没有适合的人员一切建设都是空谈。如何做好人员管理,满足法规和规范对人员管理的要求,在这里和大家做一个交流与分享。在国家发布的有关医疗器械的各项法规、规范中对人员管理都有相应的章节做出有明确的规定。而我理解的人员管理简单地说就是:让适合的人做合适的事。那么如何证明确实做到人员与岗位相匹配,这里需要形成三个完善的档案来持续证明岗位人员符合质量管理体系和法规的需求。即:员工信息档案、员工培训档案、员工健康档案。
一、员工信息档案:是用以证明企业招聘的员工满足其岗位任职要求、符合法规规范要求的重要证据。那么一份完整的员工信息档案包含哪些资料呢?当然根据各岗位的不同,档案收集的资料也有简有繁。我们就以“管代”的员工信息档案为例做一个梳理。
首先需要编制一份“管代”的《岗位需求表》,这是最基本的资料。用人单位要明确“管代”需要负责哪些工作,具体的岗位职责是什么,这样才能做到目标明确合理招聘。所以形成一份准确的《岗位需求表》是很重要的。之后员工信息档案中收集的其他各项资料均需要满足《岗位需求表》的条件。例如:教育背景、从业经历和经验、对法律法规的理解等方面,当然如有需要还可以在其他方面做出规定,例如:性别、年龄、户籍等,由企业根据需要制定。
教育背景的证明;学历证明、职称证明,是必须收集的。如果“管代”是由其他管理层领导兼任的,那么他的教育背景还需要满足其他岗位的任职要求。
从业经验方面;简历是从业经验的主要证明资料,这方面需要企业对员工的任职经历进行核实。一般情况下员工入职时都会提供上一家单位的离职证明,上面会有任职时间和任职岗位等必要的信息,这是证明员工具备从业经验的有效证据。另外还有培训证明;例如第三方或行业内的培训合格证或结业证,也可以证明员工具备必要的从业经验。
员工入职;员工入职后需要签订劳动合同,收集身份证复印件。对于关键岗位人员需要颁布任命书,经考核评估后发放上岗证。履职一段时间后应定期对员工是否胜任该岗位进行评估,评估结果应归档到员工信息档案中。
综上所述:一份“管代”的员工信息档案需要包括:《岗位需求表》、学历证明、职称证明、简历、离职证明、培训证明、劳动合同、岗位任命书、上岗证、员工任职评估表等资料。当然也可以根据岗位和人员进行必要的增减。
二、员工培训档案:培训是不断提高员工素质,提高质量管理体系有效运行的必要手段。培训档案是证明员工持续满足其岗位任职要求的证明资料。一份完整的培训档案应该包括:《培训需求》、《年度培训计划》、《培训签到》、《培训课件》、《考核试卷》、《培训效果评价》、《年度培训计划完成情况总结》。
培训管理部门需要制定企业的《年度培训计划》。在编制计划前应先向各职能部门征询培训需求,形成《培训需求表》由各职能部门提交。培训管理部门根据各部门提交的培训需求以及法规和质量体系的培训要求进行合理整合,统筹安排形成《年度培训计划》。《年度培训计划》中应明确培训项目、培训时间、培训方式、培训讲师、参加人员或部门、考核方式、培训目的等信息。其中培训项目需要包括:法律法规、技术技能、安全防护、卫生清洁、理论知识、体系文件等必要项目,当然根据企业需要还可以加入职业道德、职业规划等项目来帮助员工树立正确的职业规划。建立培训计划的目的是要让大家知道今年培训做什么、什么时间做、怎么做、谁来做、谁参加、达到什么程度、怎么考核,让员工做到心中有数。
《年度培训计划》经过管理层审核批准后按计划时间开展培训工作。根据培训项目的不同可以确定培训是否需要课件,培训方式是授课还是实操,考核方式是笔试还是操作。不管以那种方式开展《培训签到表》是证明员工参加过此类培训的有效证据。培训过程中形成的其他记录同样需要收集齐全作为证据保存。培训结束后需要对培训效果进行评价。这里指的并不是单纯的评价参加培训的员工,同时也需要对培训讲师、培训过程进行评价。整合全部情况评价本次培训效果是否达到预期目标,哪些方面需要提高,是否需要再次培训。
培训计划完成以后应该对历次培训形成的记录和效果评价进行总结报告,对培训过程中发现的问题以及完成情况进行总结。对暴露的问题予以纠正,并且作为依据输入到下一年度的培训计划中。如此有头有尾才算是一份完整的培训档案。
除了计划性培训以外,还有一些临时性培训也可以合并到培训档案中,例如:新员工培训、新文件培训、新法规培训等,在形成完整的培训记录后归档到培训档案中。
三、员工健康档案:员工有一个健康的体魄是完成上述工作的基础。因为医疗器械产品的特殊性,法规里对人员的健康管理有一定的要求。“生产质量管理规范”中第十一条:“从事影响产品质量工作的人员,企业应当对其健康进行管理,并建立健康档案。”这一条要求看似简单实际做好也是不容易的。做好员工健康管理并不是每年做一次体检,收集体检报告那么简单。员工健康档案需要在以下几个方面进行管理,收集必要的资料,形成记录归档保存。
首先,在员工入职之初就应该关注员工健康情况。除必要的入职体检,还应了解员工既往病史,是否有精神疾病、传染疾病的病史,根据所处岗位判断是否对产品质量有潜在的影响。当然这些都属于员工隐私,作为人力资源部门应该对这些信息进行妥善的保密管理。
其次,关注病假管理,评价员工所患疾病是否对产品造成污染,对产品使用者造成危害?是否需要停职休养或调离目前岗位?病情愈后是否仍可参与目前岗位工作?病愈后申请复岗时是否有二级以上医疗机构出具的证明。这些信息资料都需要作为员工健康档案管理的资料进行收集。
最后,所有与产品直接接触的人员以及从事影响产品质量的人员都需要每年进行一次身体检查。需要对体检报告进行整理归纳,如发现员工有传染性和感染性疾病时,应及时采取措施。避免对产品产生污染,对产品质量造成影响。
通过对上述三种员工档案的管理,基本可以达到满足医疗器械行业法规、规范对人员管理的要求。而企业也可以在此基础上根据自身特点编制内部员工管理文件制度,规避用人风险,打造良好的创业团队。
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药徒
发表于 2019-3-5 10:21:22 | 显示全部楼层
太理想化了吧。0287 4.2.5记录控制中“按照适当的法律法规要求,组织应对记录中包含的保密健康信息规定并实施保护方法”这条怎么处理呢?指导一下啊
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药徒
发表于 2019-3-5 10:24:08 | 显示全部楼层
单单健康档案这块,要做到你提到的这些,估计好多药厂都没做到这么全面吧
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药徒
发表于 2019-3-5 10:50:51 | 显示全部楼层
fuyibo 发表于 2019-3-5 10:21
太理想化了吧。0287 4.2.5记录控制中“按照适当的法律法规要求,组织应对记录中包含的保密健康信息规定并实 ...

这条处理办法是在你的程序文件中规定谁有权利和在什么情况下能查阅员工的体检信息档案,具体规定情况根据自己企业内部情况制定,保护好个人隐私
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药师
发表于 2019-3-5 13:36:25 | 显示全部楼层
谢谢提供分享
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药徒
发表于 2019-3-5 14:17:13 | 显示全部楼层
理想很丰满,现实很骨感。成本太高,时间太长,记录太多,过程太烦。可操作性不强。
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药徒
发表于 2019-3-7 08:33:43 | 显示全部楼层
内容还好,运行不易
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药徒
发表于 2019-3-7 13:03:52 | 显示全部楼层
哥,能排下版么?各位看官累么
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大师
 楼主| 发表于 2019-3-7 13:06:37 | 显示全部楼层
木子2013 发表于 2019-3-7 13:03
哥,能排下版么?各位看官累么

开始是排的好好的,一发送就这样了
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药徒
发表于 2019-3-8 09:46:18 | 显示全部楼层
先要有理想,再来实践。谢谢分享!
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药徒
发表于 2019-3-8 15:15:17 | 显示全部楼层
理想和现实是一对矛盾体
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