记录表格的文件编号和记录编号

Silenceio9

有个问题向各位请教一下，本人刚入行，问的问题可能比较基础，让各位见笑了
现在我们的体系文件正在重做，之前记录表格呢，只有一个文件编号，只是针对这个空白表格模版的，但是对于实际记录的内容，没有记录编号，就会导致，在进行追溯的时候，没办法追溯记录，以培训记录为例，可能我们一个月有10份培训记录，但是因为没有记录编号，所以即使哪天丢了一张可能也不知道，所以正常来说应该记录表格内是不是都需要增加一栏记录编号的内容？
其次就是如果加了记录编号的区域，那么这个记录编号是针对某一份表格进行记录编号填写顺序下去呢，还是说可以所有记录共用流水号依次往下。
如果不共用的话，每个记录编号可能需要增加前缀来区分了，必须说质量记录  可能就ZL年月日顺序号这种
如果共用的话，就是大家共用流水号，比如培训记录是年月日001号，然后后续有其他的记录，就依次排下去002，这样就不增加前缀，可能更方便一些。

想知道共用和不共用是不是都可以？还是有对应的标准规定，不能共用之类的，向大家请教一下，或者是大家公司是怎么样做的呢。。




补充内容 (2025-11-19 09:39):
看了大家的回复，才意识到自己表述的问题，其实我说的共用准确的来说应该是，区分和不区分的区别，并不是指多个记录，共用一个流水号，如果多个记录共用一个流水号，那也起不到追溯的意义了。
换个表达方式就是，...

补充内容 (2025-11-19 09:41):
8楼重新描述了一下自己的问题，确实没表述清楚，是想知道这个记录编号是不是必须区分记录类别，能否不区分记录类别，直接各种记录，直接按顺序记下去，不增加前缀缩写之类的

器械侠

首先任何记录的编号都具有唯一性，不存在公用
第二，当你提出这些问题的时候，你的程序文件肯定没有做好，文件和记录等质量相关资料是都有编号规则的，举个例子：质量记录中培训记录编号为  公司名称缩写---记录英文缩写---部门编号---序列号，那么你第一次培训的记录编号的序列号为01，第二次就应该是02

冰宇

记录编号区别：例如PD25111801
                             PD（生产部）25（年份）11（月份）18（日）01（流水号）

根据公司《记录控制程序》文件的规定，该记录编号适用。

Szzzzzz

大家玩的逻辑和你玩的逻辑不太一样吧，普遍都是程序一级编号，记录一级编号，按你的逻辑，记录的编号仅代表这份记录在质量体系的位置，而实际上日常执行就没了这编号，那大概率问题还是在你的文件控制程序及记录控制这块，你的规则要改一下，如所有记录按实记录，编号模版统一，以月度季度进行收集，收集归档以类别及月份归

bangzhibing

公用的话很容易造成记录编号混乱

istill

再加一个记录编号。空白记录表格是一份文件（文件编号），填上数据后是记录（记录编号）。文件可以共用，记录没有共用的说法。

Silenceio9

器械侠 发表于 2025-11-18 16:29
首先任何记录的编号都具有唯一性，不存在公用
第二，当你提出这些问题的时候，你的程序文件肯定没有做好， ...

可能我没表述清楚，我说的共用指的是规则共用，不是编号共用，比如251119001这是培训记录，后面比如生产记录可能就251119002，就是编号是顺序下去并且唯一的，但是不会区分是质量记录还是培训记录还是其他记录这种意思。

Silenceio9

看了大家的回复，才意识到自己表述的问题，其实我说的共用准确的来说应该是，区分和不区分的区别，并不是指多个记录，共用一个流水号，如果多个记录共用一个流水号，那也起不到追溯的意义了。
换个表达方式就是，这个流水号的编号规则是不是必须区分记录的类型，能否不做区分，比如我现在有一份生产记录，有一份质量记录，如果做区分的话，那么可能是 SC251119001，另一份就是ZL251119001，这样也是唯一的
如果不区分类型的话，可能就是生产记录 直接就是251119001，质量记录就顺序排下去 251119002，这种形式。
本质上这两种形式的记录编号都是唯一的，不存在重复。
以上这两种方法是不是都可以呢？

Rekey

表单编号一般是从程序或者制度引用，在该程序或制度加个QR或是内部能区分作为表单特殊性含义都行

器械侠

Silenceio9 发表于 2025-11-19 09:31
可能我没表述清楚，我说的共用指的是规则共用，不是编号共用，比如251119001这是培训记录，后面比如生产 ...

可以，但是不建议，各部门编号的规则是有区分的，你不能将质量部的记录和生产部的记录序列号按照顺序顺延

Sophia-tanglj

Silenceio9 发表于 2025-11-19 09:39
看了大家的回复，才意识到自己表述的问题，其实我说的共用准确的来说应该是，区分和不区分的区别，并不是指 ...

可以，但不建议，对于你公司现阶段来说，做的一些规则，应该是从可追溯但应追求简单化些，追溯这种一般有计划，就可追溯了

流水号其实很累赘的，执行起来很多人直接就不写了，特别是一个部门内人员多的时候，经手的人多了，自然流水号就不连续了，除非你们每个部门都有专属的人员来写记录或者是安排公司专属人员分发记录水流号

简单化，意思就是要求有的基本都要有，其他一切多余的都删减

燕儿飞飞

Silenceio9 发表于 2025-11-19 09:39
看了大家的回复，才意识到自己表述的问题，其实我说的共用准确的来说应该是，区分和不区分的区别，并不是指 ...

可以，但是不切实际，比如生产部写记录，还要先去找各个部门去确认其他部门都写到流水号多少了吗？

luomu

先回答问题：你描述的“公用”是可以的，没有问题！自己内部制定规则，保证可追溯就行。

Silenceio9

燕儿飞飞 发表于 2025-11-19 17:39
可以，但是不切实际，比如生产部写记录，还要先去找各个部门去确认其他部门都写到流水号多少了吗？

理解了！，一句话被点醒了，思维固化了，只想到现阶段人少的情况下可以这样，后面一但部门多起来，或者记录的人多起来，就不现实了，感谢回复！

Silenceio9

器械侠 发表于 2025-11-19 16:41
可以，但是不建议，各部门编号的规则是有区分的，你不能将质量部的记录和生产部的记录序列号按照顺序顺延

感谢回复！现在理解了，短期人少的时候可以不做区分看起来好像简单一些，实际上后面人一但多起来，管控更加麻烦了

Silenceio9

Sophia-tanglj 发表于 2025-11-19 17:30
可以，但不建议，对于你公司现阶段来说，做的一些规则，应该是从可追溯但应追求简单化些，追溯这种一般有 ...

这个因为公司规模本身比较小，之前其实没有针对记录编号进行规则制定，甚至记录表上都没有记录编号这一栏，只是最近发现找记录越来越麻烦了，甚至丢了哪些也不清楚，才开始制定编号追溯，应该是这个最简单了，谢谢解答。