学会用甘特图，让进度、资源一目了然

MinitabChina

在开始一个新项目之前，有明确的目标和指导方针是很重要的。如果没有明确的步骤、任务和截止日期，项目将朝着多个方向发展，这将花费宝贵的时间和金钱。

如果您正在寻找一种方法来让任务可视化，并在项目期间保持团队时刻保持正轨，您可以试着了解甘特图。这一期，我们来了解一下这个强大的工具，看看它如何帮助项目按时完成并使用保持专注。

什么是甘特图？

简单说，甘特图是项目任务在时间维度上的直观呈现：它用图形化的方式，把「要做什么任务、何时开始/结束、要做多久」清晰列出来，小到部门周报整理，大到跨团队的产品研发，都能适用。

一个合格的甘特图，必须包含4个核心信息，少一个都容易出问题：

需要完成哪些任务

任务需要完成的顺序

每项任务需要多长时间

项目期间完成的任务需要多长时间

甘特图可以通过多种方式创建。幸运的是，Minitab Workspace 提供了两种不同类型的甘特图模板，标准甘特图（如下所示）和任务甘特图，作为界面中90多种工具的一部分。

Minitab Workspace中的甘特图

现在我们已经知道什么是甘特图了，但为什么要使用它呢？甘特图不仅仅是一个可视化工具，用于对项目进行有组织的概述。甘特图还提供了以下好处：

增强沟通：

特别是在许多人远程工作的时代，沟通至关重要。甘特图可以改善团队沟通，因为项目经理可以看到谁在项目的特定部分工作，为他们提供反馈，并轻松协调信息。当每个人都使用标准甘特图模板（如Minitab Workspace中的版本）工作时，沟通可能会更加紧密。

甘特图也非常适合向高管和利益相关者传达高级计划和状态更新，而任务甘特图（如下所示）更适合与您的工作团队更详细地显示和传达工作流及其进度。

避免过载：

很多项目延期，不是团队不努力，而是资源分配不合理：比如让一个程序员同时负责多个模块开发，结果每个都做不完。甘特图能直观看到每个人的任务负荷：谁的任务排满了，谁还有空闲，一眼就能分清。提前调整分配，避免有人忙到加班，有人闲到摸鱼，团队效率自然更高。

跟踪进度：

使用甘特图，可以时刻明确项目截止日期。哪些任务按时推进，哪些延期了，让所有人清楚现在到了哪个关键节点，一旦有延期风险，能及时调整，不用等到最后才如临大敌。

Minitab Workspace 中的甘特图里程碑

现在，您已经准备好开始绘制甘特图，您需要知道正式包含的内容。每个组件中都有几个关键组件：

·任务负责人：明确谁来做；

·任务依赖关系：标注谁要等谁，防止顺序错乱；

·特殊时间考量：把团队成员的休假、法定节假日算进去，别按满负荷排期，否则很容易延期；

·里程碑节点：关键检查点要突出，方便同步进度；

·进度反馈机制：约定更新频率（比如每天下班前标进度），确保甘特图实时有效，不是画完就束之高阁。

用Minitab Workspace，轻松画好甘特图

很多人觉得画甘特图麻烦，其实选对工具能省一半力。比如 Minitab Workspace 就自带甘特图模板，不用从零开始画，还能解决不少实操痛点。

在Minitab Workspac中创建甘特图时，最酷的功能之一是任务列表。如下图所示，这份书面清单包括甘特图中的所有任务，同时清除了不必要的混乱，易于每个人理解。在此任务列表中所做的任何更改也会立即反映在甘特图中，因此所有团队成员的视觉状态始终是最新的。

三个实操技巧

最后分享3个实操技巧，帮您画出能用、管用的甘特图：

任务要分组：

把任务按工作流分组，比如 「产品准备阶段」「开发阶段」「上线阶段」，这样团队能清楚当前在推进哪个环节，也能快速发现任务间的重叠或依赖关系。

细节要分层，别一刀切：

不用所有场景都画得超详细：给高管看的，重点标里程碑和整体进度；给团队看的，再拆分子任务、标注每日目标，避免信息过载或信息不足。

时间要留缓冲，别卡太死：

给每个任务留10%-20%的缓冲时间，比如计划3天完成的设计，按4天排期，万一遇到需求调整、突发问题，也有时间应对，不用频繁修改甘特图。

甘特图的核心是能不能解决实际问题，无论是小项目还是大工程，只要用对甘特图，就能让任务清晰、资源可控、进度透明，告别项目乱套的焦虑。

如果您正在推进项目，不妨试试用甘特图梳理一遍，从 Minitab Workspace 的模板开始，或许您会发现：原来管好项目，没那么难。