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[鉴定求助] 现行版文件原件需要入紫光电子档案管理系统归档吗

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药徒
发表于 2019-3-13 10:16:50 | 显示全部楼层 |阅读模式
公司上线紫光电子档案管理系统,提出现行版文件原件也要归档,需要时再借阅。但总觉得不好实现,如果一个文件升了好几次版,不好找;而且又不能分现行版和废止,归档时都盖了档号件号的章,已固定。
求助大神:1.现行版文件原件必须归档吗?不能再质量部保存吗?有什么法律法规支持?
          2.如果要入紫光,怎么建立分类树比较还好操作?
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药徒
发表于 2019-3-13 11:04:26 | 显示全部楼层
文件原件归档没错啊,但是要复印并加盖受控章分发至各部门,不就可以正常查阅了
前版本文件就按你们公司文件分类的类别进行归档啊,同一文件不同版本可以存一个档案内啊,看现行版文件不就知道有多少前版本文件?
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药徒
发表于 2019-3-13 11:19:29 | 显示全部楼层
从数据完整性角度来看的,原件扫描后的电子文件应按照真实副本的要求来管理,真是副本放到档案系统中保管,纸质原件由质量部门保管。
这样的管理方式其实对文件管理流程没有太大的改善,反而增加了很多法规管理的风险。
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药徒
 楼主| 发表于 2019-3-14 07:52:51 | 显示全部楼层
GMPFAN 发表于 2019-3-13 11:19
从数据完整性角度来看的,原件扫描后的电子文件应按照真实副本的要求来管理,真是副本放到档案系统中保管, ...

我也觉得,主要是现在要把这些归档的话,工作量特别大,不好实现
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药徒
 楼主| 发表于 2019-3-14 07:55:51 | 显示全部楼层
lreo1 发表于 2019-3-13 11:04
文件原件归档没错啊,但是要复印并加盖受控章分发至各部门,不就可以正常查阅了
前版本文件就按你们公司文 ...

复印加受控章肯定是没错,主要是有法规要求纸质原件必须归档吗?放在质量部保存不可以吗?
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药徒
发表于 2019-3-14 10:39:27 | 显示全部楼层
雨凝1 发表于 2019-3-14 07:55
复印加受控章肯定是没错,主要是有法规要求纸质原件必须归档吗?放在质量部保存不可以吗?

可以,只要有专人保管
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药徒
 楼主| 发表于 2019-3-14 15:57:23 | 显示全部楼层
lreo1 发表于 2019-3-14 10:39
可以,只要有专人保管

好的   谢谢
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