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体系文件发放记录的形式

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药徒
发表于 2020-11-12 10:12:39 | 显示全部楼层 |阅读模式

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本人是体外诊断试剂生产企业的QA新人,公司每次体考前都需要升版很多文件,有些文件的生效日期还需要提前(为了跟记录时间吻合)。现在的做法是按照文件发放的顺序,依次在一张签收表上签字,表格信息有文件名称、编号、发放日期、生效日期、签收人;回收时间、销毁时间等等。但是有两个问题1:如果新文件的生效时间在之前,就会把之前的发放记录重抄、签字一遍(涉嫌违规。。。)问题2:文件升版时,需要查找以前的发放记录,然后在原来的发放记录上填写回收时间、销毁时间。
现在想把文件的发放记录按照每个文件一张记录表单,新版的直接写新表,升版的话就在旧的发放记录下面手写(相当于一个文件一个发放、回收、销毁的纸档台账记录)。每个文件的发放时间都不互相影响,就是不知道合不合规?
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药士
发表于 2020-11-12 10:22:10 | 显示全部楼层
你这个做法合规,就是管理起来也不必前面那种简单,一般公司文件多的花几百份,你一个文件一张表,最后太多了!
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药徒
发表于 2020-11-12 10:31:46 | 显示全部楼层
文件多吗?一个文件一份记录这样操作不累?统计起来也麻烦。发放和回收销毁可以分成两个记录。
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大师
发表于 2020-11-12 10:36:12 | 显示全部楼层
不违规,能追溯就行,就看你觉得哪种比较适合你,操作起来更方便就行
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药生
发表于 2020-11-12 11:26:07 | 显示全部楼层
1、我怎么感觉到你说的文件生效日期提前有问题?提前是什么意思?倒签日期吗?
2、如果没有问题(可能是我理解的问题)针对发放回收记录给一点建议,采用受控的Excel电子表格记录,这样可以解决你查找以前记录的难题,记录也方便;重点是Excel受控管理
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药生
发表于 2020-11-12 13:10:01 | 显示全部楼层
可以,按照你们最简单方便的方式进行操作即可。
你这种情况很多公司都有,可以给个建议:将文件修改(新增)、审核、批准、培训链接、发放回收、销毁这些放在一个表单中,这样可以不要让可怜的QA一直抄了
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药徒
发表于 2020-11-12 14:23:03 | 显示全部楼层
不违规,能追溯就行
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药徒
发表于 2020-11-13 09:09:56 | 显示全部楼层
记录应有追溯就可以
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药士
发表于 2020-11-13 09:14:37 | 显示全部楼层
觉得怎么便利怎么来,追溯没问题就行
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药徒
发表于 2020-11-13 09:23:58 | 显示全部楼层
谢谢分项!!!
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发表于 2020-11-13 12:03:53 | 显示全部楼层
我们就是一个文件一张表(前半部分发放,后半部分回收及销毁),觉得还好呀,不麻烦,因为文件名称和编号都是设计到表头的,每次升版只需要填写版号、生效日期、发放部门、发放/接收双方签字。按照文件的分类及编号收纳,查找很方便呀。
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药徒
发表于 2020-11-13 14:28:13 | 显示全部楼层
可以是同一时间失效的文件、记录放在一张表(前半部分发放签收,后部分回收),能打印的就打印好,最后签名写日期就好
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药徒
发表于 2020-11-18 15:05:06 | 显示全部楼层
yangman5 发表于 2020-11-12 11:26
1、我怎么感觉到你说的文件生效日期提前有问题?提前是什么意思?倒签日期吗?
2、如果没有问题(可能是我 ...

我们都知道有问题 但我们不说
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药生
发表于 2020-11-18 15:21:10 | 显示全部楼层
猥琐便便 发表于 2020-11-18 15:05
我们都知道有问题 但我们不说

好的
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发表于 2020-12-3 15:46:11 | 显示全部楼层
zhangyu785 发表于 2020-11-12 10:22
你这个做法合规,就是管理起来也不必前面那种简单,一般公司文件多的花几百份,你一个文件一张表,最后太多 ...

件多吗?一个文件一份记录这样操作不累?统计起来也麻烦。发放和回收销毁可以分成两个记录。
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药圣
发表于 2023-4-18 19:02:54 | 显示全部楼层
感谢分享。
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