如何理解文件“受控”

晖119683b6

flash02 发表于 2022-1-6 21:47
我也是这样认为的，但老师就是认为应该盖个“受控章”才叫受控，不太认可这种说法。

可能在老师看来，盖了受控章的，起码能被认为是主动地有意识地进行文件控制工作。因为国内纸质文件体系这样的操作是比较多且基础的。只是实际上对文件控制体现不止这一项。

wch19821228

个人结合我们原来的控制措施，这么理解：文件真正做到受控时，使用部门不能很容易的自行编制、复印或修改就能制作一份无法区别的文件，说白了就是正在使用的文件上面有标识能够表明这个文件就是正在使用的，这种标识不一定盖个“受控”，也可以做个特别标记，只是制作这个标记的工具要受到管控。比如我们原来所有部门起草的文件原件，审批结束后必须交给体系组，体系组有专人负责管理文件，其他所有部门都只能使用复印件，且从文件管理人员处复印，并由文件管理人员加盖“复印”章方可使用，其他部门没有这个章，发放的复印件以及数量登记并与原件存放在一起，如果增加复印份数同样有相应的申请记录，并也与原件的发放记录放在一起。另外就是修订文件后同样做这种管控，而且原来的复印件一份不能少的要收回。至于老师说的那种盖“受控”章其实也是一种标记，不过只盖“受控”还是其他的标记的方法还不够称之为文件受控，而是形成“受控”的章或其他标记的工具也应有相应管控并执行方可算受控。

wch19821228

ChenJingHui 发表于 2022-1-7 08:23
首先“受控”肯定不是盖一个受控章就代表受控，文件记录受控有很多种形式，可以在文件系统中增加水印，只有 ...

，正解，这东西有控制文件不能被轻易复制或制作出来，而形成使用文件特别标记的符号或印记的工具或模板是有专人或专岗管控，形式不是问题。

wch19821228

flash02 发表于 2022-1-6 21:49
能啊，虽然没有“受控章”但有编号啊，也是红色的盖上去的，别人也替换不了啊。再说盖个章，别人要替换了 ...

你说的对，章是要管控的，这个章不易被复制：比如印章申请的程序，申请的印章的审批记录，同时所有使用的印章要在印章管控岗位留样。再管控严格一些：文件上面盖的印章只有总文件管控的岗位申请并保留，其他发放文件的部门职能找他使用。正所谓管理和指导企业各项工作、人员、设备等各方面运行的文件组成了企业的管理体系，文件管控不好，指定乱。个人经历过六七个企业，一直从事质量管理体系这块工作，干的比较杂，也不精，但只有最初的那个单位管理最好，就是总经理要求所有人必须按文件执行，不管多大领导，因此文件管理也算比较好，企业各项工作都有条不紊，工作效率不知不觉中就提升了，各级管理者都不用太操心，后面换了几个企业都是那种嘴炮式管理，各级领导的理论五花八门、一套一套的，但都管理混乱，工作无人执行，做任何事情都是一级压一级，一层蒙一层。

ChenJingHui

wch19821228 发表于 2022-1-7 09:41
，正解，这东西有控制文件不能被轻易复制或制作出来，而形成使用文件特别标记的符号或印记的 ...

是的，制药行业内最大的基本原则就是“诚实守信”，如果企业内所有人都能做到诚实守信，文件记录不受控也是受控的，以现在的科技手段和人际关系，没有绝对的受控，想造假或者替换文件记录也不是什么难事，主要还是在于企业内的管理和人员素质，至于什么形式并不是很重要。

Reply1996

实际操作过程中会通过一种以上的方式组合起来使文件受控，比如采用有色纸张+纸张编号+印章的方式。如果目前的sop中没有写明一定要盖章，并且文件也有良好的受控，那不必非要增加盖章；如果已有的sop写明了要盖章，但是执行过程中没有盖章，那就是没有按照sop执行。

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