记录受控发放的方式

闰土仍是少年

农家养蜂人 发表于 2025-5-26 10:21
这种就属于超出个人能力能管筹的范围了，有些事情是小虾米说了不算的

这个可以试着和直属领导沟通和向上反馈，全由QA下发记录显然没有解决记录受控号错乱的问题，说明这个纠正措施没有效果，需要重新分析问题的根本原因。（思路：记录的下发流程，文件频繁升版的原因、受控号易错乱的记录类别等）

农家养蜂人

药海浮沉 发表于 2025-5-26 10:25
工作量大就临时增加人手，可以每天安排其他QA帮忙发放几个小时。不能因为人手不足就降低合规性。话说人手不 ...

实际运营就会存在很多复杂的问题，我想请大家回到我最初的问题，除了加盖流水号这种方式，有没有其他比较好的发放模式？

红烧牛肉面

至于是否加盖流水号其实不关键，至于是否由QA发放所有记录也不是关键。
出现这个情况归根结底还是管理缺陷问题。
对于受控记录，你们应该这样理解：
不管出于什么原因导致需要重新打印记录，1、凡需重新打印的找各主管领导签字批准，2、需要上交原件（没有原件则相关负责人按照OOS进行调查处理），3、重新打印的记录应与原件加盖独特的章予以区分，4、原件与重新打印的要同时收载归档，4、人为丢失、损坏、作假、频繁出错等进行处罚

蒲公英解题大神

每一个记录都有唯一的编号，采用编号加日期加序列号的方式或者编号加序列号的方式

W123309784

把记录分为高风险记录 和低风险记录  高风险记录由QA发放和回收。低风险记录交给各个部门的站文件管理员去发放和回收   定期归档到QA   高风险记录的首页直接填写发放日期（20250526-X）  记录上盖红色的受控章，并在发放台账上记录  低风险记录（部门代码+20250526-X）   记录上盖红色的受控章；记得给金币

鬼使神差

上文件管理系统，大家谁用谁打印就好了

抗争少年

农家养蜂人 发表于 2025-5-26 09:55
只盖受控章如何去追溯？

只盖受控章怎么不能追溯？你记录不写日期不写时间的？

门门

抗争少年 发表于 2025-5-26 09:51
只盖受控章，不盖流水号，等后面质量系统成熟之后，不会再随意升级后，发放记录再改流水号或统一印刷，检查 ...

这就是没有大公司的命，得了大公司的病！
当前，最好的办法就是：不盖流水号。
更有甚者，有些公司质量不仅盖流水号，还是大流水，就是例如今天一共发了3种共5份共80页，那么流水就是XXXX001~XXXX080，所谓追溯倒是所谓追溯了，但这不是庸人自扰嘛。

派大星吃海星

OA流程一定要过的，增加打印机的使用权限（比如刷工卡打印并在记录上显示打印人及日期时间），增加条形码生成系统，每本/叶记录打印时随机生成条形码附加扫码枪等等。

hq0718

流程出错就做好防呆，每一个节点人员确认。先的把流程规范了，才能慢慢提高效率。没有一步到位的，既然是初期，就得先慢慢来。

流年花开lur

农家养蜂人 发表于 2025-5-26 10:19
当然需要写记录回收记录，但是就是这样人员还是存在出错的情况，并且还已经是好几个人的情况下。

你受控发放是怎么受控？比如说我复印了10页记录，发放8页，发放号1-8；结存2页，这个月发的话发放9-10；用完不够再复印10页，本月发放就是11-20。哪里容易出错呢

嘿嘿嘿y44

派大星吃海星 发表于 2025-5-26 12:19
OA流程一定要过的，增加打印机的使用权限（比如刷工卡打印并在记录上显示打印人及日期时间），增加条形码生 ...

你这搞得怪复杂里，为何总是简单事情复杂化

派大星吃海星

嘿嘿嘿y44 发表于 2025-5-27 09:51
你这搞得怪复杂里，为何总是简单事情复杂化

简单来说就是做个兼容的管理系统

Hallob0y

记录PDF版本发给各部门，选择一人或两人共同管理，各部门自行填写记录发放记录，并自行打印编写发放号，一个填写周期完成后，发放记录与填写的记录一同交给QA装订存档，填写回收处。

leexy9

记录进行分类管理。
第1类：与批生产相关的、与批检验相关的 记录，按“唯一批号”发放，在发放时 打印上批号 和受控章。
第2类：装订成册发放。成册（记录本）“唯一编号”发放，且成册（记录本）每页有页码。
第3类：需要按“页”使用的（尽量少用），比如货位卡，“受控登记” 发放。如要登记流水，可以使用 各自记录自己的流水号 或 25楼提到的类似流水号 20250528-XX。这种情况肯定是每页有流水号+受控章。
以上3类使用完后，回收 归档完全是关键。

第4类，标签类。格式受控即可。

大公司 才可以考虑上DMS系统（文档管理系统）等。

15857667220

QC的记录可以授权他们自己发放，要么就是加派人手复核，还有就是加强培训，老是改错，除了工作量大，人员也有一定关系，对流程不熟悉，不够细心；还有为什么文件会频繁升级，整个管理体系的问题

BOBO1899

记录分类管理，批生产记录检验记录这一类重要的QA发放，其他记录由各部门自己管理。或者用文档管理系统

青辞

只盖受控章 不管流水号，等到体系搭建成熟后，在进行受控+流水

ceq518

深有体会！关键还是要领导的支持！建议
1文件管理，定期审核！对于初定文件可能有问题，不是严重情况下就先记录一下，到期一起修订！修订审核的人员要有相关经验，不要三天两头又换又改！
2人员配备上，灵活处理，不能增加，可以同部门抽人协助嘛，对这种主动学习、协助的，企业应提倡，对多能多岗的适当嘉奖！
3对文件领用人员，建议根据实际情况进行培训，或规定由记录使用部门的管理人员领用，领用时进行核对，出现问题追责考核！
4初期文件管理很烦杂，记录也多，文件管理人员原则上，要考虑耐心、细心、信心做好的，否则一进文件管理室就存烦心，眼上冒火星，嘴上不得人心，工作出错总推克星，也难做好啊！
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