文件发放回收的问题

深蓝深蓝

请教各位同行大神：公司2024年7月份分6次升版了12个文件（01升版到02），文件发放回收保留记录表填写了6张，编号20240701-20240706。现在2025年9月，公司对这12个文件进行了升版（02版到03），填写文件发放回收保留记录表填写了1张，编号20250901。文件后面的回收情况应该如何填写？目前质量管理部有2种观点：1.文件回收情况应该在20250901上面填写，即发放03版，同时回收02版；2.文件回收情况应该在20240701-20240706上面填写，即：在发放02版本的那张表后面填写，02版的文件发放跟回收就在一张表上面了。这样就导致工作量很大，需要去把以前的发放记录全部找出来，才能填写完成。且不论工作量，这两种方法到底那种更正确或更合理？

唐诗爱宋词

应该在原来的写回收吧，但是感觉这个记录设计的也不是很合理

抗争少年

第二种更合理

Lily_VIP

提前通知好，以旧换新？

机智鼠

在药学和医疗器械领域，文件管理是确保合规性和产品质量的关键组成部分。针对您提出的问题，即文件发放回收记录的填写方式，以下是我的专业分析和建议：

1. **法规遵循**：根据《药品生产质量管理规范》（GMP）和《医疗器械生产质量管理规范》（MDCG）的相关要求，文件发放和回收应准确记录，以便于追踪和验证。这些记录应详细反映文件的版本变更、发放和回收情况。

2. **记录准确性**：为了确保记录的准确性和完整性，每次文件版本更新时，都应在新的发放记录上明确标注回收的旧版本。这样做有助于避免混淆，并确保所有相关人员都能访问到最新版本的文件。

3. **工作量考虑**：虽然第二种方法（在20240701-20240706的记录上添加信息）可能会增加一些工作量，但它提供了更清晰的文件流转历史。这种方法允许快速识别哪些员工持有哪个版本的文件，以及何时进行了回收。

4. **实际操作**：考虑到实际操作的便利性和效率，建议采用以下策略：对于2025年9月之前的发放记录，可以在每张表上注明“已回收02版”的信息，并附上回收日期。对于2025年9月之后的发放记录，则直接在新表上标注“回收02版”。

5. **培训与沟通**：为确保所有员工理解这一流程，建议对相关人员进行培训，并确保他们知晓如何正确填写和更新文件发放回收记录。

综上所述，虽然两种方法各有利弊，但从长期管理和追溯的角度来看，第二种方法更为合理。它不仅提供了更完整的文件流转历史，而且有助于提高文件管理的透明度和可追溯性。

【鼠鼠还在学习中，内容仅供参考（药搭GMP软件提供技术支持）】

鬼使神差

以前怎么写，抄作业啊

深蓝深蓝

唐诗爱宋词 发表于 2025-9-22 09:35
应该在原来的写回收吧，但是感觉这个记录设计的也不是很合理

谢谢，能说一下不合理之处吗 好改进

chinsss

不太清楚你们各种记录之间的对应关系，还有你们文件管理的思路，正常来讲，当前版本生效文件相关的记录应该是长期待用的状态，不应该收起来的（放档案室），5分钟之内绝对能找到的……

深蓝深蓝

抗争少年 发表于 2025-9-22 09:42
第二种更合理

好的  谢谢你给的意见

安可111

这表格设计的意思，应该是让你们把一个文件的（生效-结束）都写在同一页上，那你们就只能回去翻需要升版文件的发放记录了。有点好奇你们之前文件发放回收记录，是不是都只写了发放没有写回收呢？

syrtpy

你们回收保留不是一个人吗，搞得复杂，可以吧受控文件回收/保留那一栏修订为上一版受控文件回收/保留。

1546175169

感觉很麻烦的样子，简单一点就可以了 没必要为难自己

深蓝深蓝

安可111 发表于 2025-9-22 09:54
这表格设计的意思，应该是让你们把一个文件的（生效-结束）都写在同一页上，那你们就只能回去翻需要升版文 ...

写了  按照第2种方法写的   到处翻以前的文件很麻烦  我想改一下

深蓝深蓝

syrtpy 发表于 2025-9-22 10:03
你们回收保留不是一个人吗，搞得复杂，可以吧受控文件回收/保留那一栏修订为上一版受控文件回收/保留。

很实用的建议 采纳了  我去跟负责人沟通一下 谢谢

深蓝深蓝

chinsss 发表于 2025-9-22 09:53
不太清楚你们各种记录之间的对应关系，还有你们文件管理的思路，正常来讲，当前版本生效文件相关的记录应该 ...

多谢你提出的意见，但是这样就得针对一个文件一张表  我们没有对应关系

chinsss

深蓝深蓝 发表于 2025-9-22 10:40
多谢你提出的意见，但是这样就得针对一个文件一张表  我们没有对应关系

确实是这样呢  而且如果记录也算做文件  记录也得一个文件一张表   但是 如果没上DMS的话  这么做麻烦一点，追溯方面做的相对到位   日常使用不会很频繁  但是一旦大批量修改文件就会有文字方面的大工作量，可以计划性地做，合理安排工作量，如果公司文件管理员还负责文件格式的审核，建议把这方面的工作分给部门文件管理员（或者部门里安排个责任人）

常想一二d8e

先发放，回收栏空着，然后升版要回收的时候找回原登记表来核对填写回收。这个表格的设计理念也是如此

深蓝深蓝

常想一二d8e 发表于 2025-9-22 11:46
先发放，回收栏空着，然后升版要回收的时候找回原登记表来核对填写回收。这个表格的设计理念也是如此

就是嫌太麻烦了   得翻以前的文件   想改一下