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本帖最后由 ccsspp454 于 2015-10-18 10:17 编辑
《GB/T 19001—2008/ISO 9001: 2008质量管理体系要求》标准4.2.3文件控制条款对质量管理体系文件做出了明确的要求。其内容如下“ 质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据4.2.4的要求进行控制。应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：为使文件是充分与适宜的，文件发布前得到批准；必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；确保文件的更改和现行修订状态得到识别；确保在使用处可获得适用文件的有关版本；确保文件保持清晰、易于识别；确保组织所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发；防止作废文件的非预期使用，如果出于某种目的而保留作废文件，对这些文件进行适当的标识。”这段话只是要求组织（企业）对文件应进行控制。 对于如何控制文件，标准只要求组织（企业）要建立《文件控制程序》文件。一般组织（企业）的《文件控制程序》文件只是规定了组织文件架构和文件控制流程（文件编写、文件审核、文件批准、文件发放、文件修订和文件作废）两方面内容。但组织（企业）对文件管理工作内容要复杂的多。首先要有《文件控制程序》来控制文件的整个生命周期。其次，作为《文件控制程序》的支撑的文件要有《技术文件编写规范》、《管理文件编写规范》和《工作文件编写规范》来指导和规范三大方面文件的编写工作。最后，还要有《组织（企业）文件总览表》来对组织（企业）整个文件系统进行识别；还要有《文件修改记录》来记录组织（企业）某一文件的变更历程；还要有《文件发放记录》、《文件回收记录》和《文件销毁记录》对文件进行控制。有的公司甚至还有《文件打印和复印记录》来控制文件的份数。 个人觉得文件管理工作对组织（企业）来说是一项很重要的工作，但是一般组织（企业）都没有专职的文件管理人员，只有由一位兼职人员负责文件管理工作。而且兼职的文件管理人员缺少培训，导致组织（企业）在文件管理方面工作不足。我认为组织（企业）做好文件管理工作，首先要对文件管理人员进行标准化相关知识培训；其次要对其进行公司全套文件的培训；要让文件管理人员明白文件的内在联系。等组织（企业）的文件管理人员能力达到一定水平时，才能发挥其文件策划能力。
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发表于 2015-10-18 10:16:04
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期待后续