【原创】我对如何做好外来文件管理工作的理解。

鹤城

【原创】我对如何做好外来文件管理工作的理解。

    外来文件就是组织外部机构颁布或者提供的资料性文件。具体包括组织相关方国家和地区的法律法规和标准，组织相关方提供的技术性资料，包括供应商提供的企业标准，用户手册；客户提供的采购标准和图纸；政府监管部门提供的说明性资料等。

    个人觉得组织对外来文件管理包括以下几方面工作：外来文件搜集；外来文件确认与识别；外来文件控制。

    外来文件的搜集，我的理解是组织相关部门负责搜集相关的外来文件。比如采购部门负责物料相关资料的搜集，这包括潜在的和正式的供应商相关资质文件，供应商产品名录及供应产品执行标准等资料；工程设备部负责设备和仪器相关资料的搜集，这包括潜在的和正式的购买设备和仪器的用户说明书，产品证书等资料；生产部负责技术方面相关资料的搜集，这包括产品开发相关的资料；质量部负责与产品有关的国家法律法规、国家标准、行业标准和客户质量标准的收集，这要包括组织所在国和产品销售国。

    外来文件的确认。我的理解是，组织相关部门对收集的外来文件进行确认该资料是否是有效版本； 一旦确定是有效版本，还要对相关内容进行确认，看这个外来文件那些内容适用于组织。

    外来文件控制。我的理解是外来文件编号与版本控制，外来文件审核，外来文件批准，外来文件分发和外来文件作废。对于已经确认适用于本组织的外来文件，按照《文件控制程序》，组织应对外来文件按照组织的编号规则对资料进行编号和版本。然后将赋予编号和版本号的文件，经过审核和批准流程后由文件控制员分发给相关部门。按照《文件控制程序》要求，还要有《文件发放记录》、《文件回收记录》和《文件销毁记录》对文件进行控制。

                 蒲公英原创，转载请与作者联系。

syhorchid

坐沙发

syhorchid

支持原创

syhorchid

谢谢分享

鹤城

syhorchid 发表于 2015-11-11 20:12
谢谢分享

谢谢支持！

鲁秀才

顶一下，支持原创！！

mirrornj8696

“然后将赋予编号和版本号的文件，经过审核和批准流程后由文件控制员分发给相关部门。”这样的话，所有的外来文件都会到QA来进行管理？

zhfttaifeizi

学习，借鉴！！！！！！！！！

小旭

学习，借鉴！！！！！！！！！

鹤城

小旭 发表于 2019-4-2 13:06
学习，借鉴！！！！！！！！！

谢谢！

三年前的老帖子了。