现行电子记录与旧版电子记录怎么区分开

huang6322837

各位好，我们公司有供应商清单一览表还有其他类似的电子记录，制定好后下发各部门。如果供应商有变动就要重新制定再次下发，现在就有部门说不知道要执行那个供应商记录，说我们旧版与现行版没有一个明显的标识性东西就行区分，我们说按最新日期执行即可，可是他们还是觉得没有文件说明按最新日期执行所以还是容易混淆。请问各位有什么更好的办法将现行与旧版区分吗？谢谢。

十万个为什么

纸质最好做，电子的话需要软件系统支持。
喊你们信息部的整个服务器，设置工作组，然后像审计追踪那样分权限。
一般权限只能看，高的可以修改，删除。怎么适合怎么分。
工作组里面比如供应商目录，只能有一份，新版发布旧版删除，
有钱的可以整一套那个什么什么软件系统。。

北重楼

纸质记录可以通过发放新版供应商合格清单同时收回旧版的，电子记录应该新版下发执行，旧版在公司内部自动被禁止查看，只剩QA文件管理员可以看，而且有明显的标识；否则其他部分说的问题真的就会出现。

wflyxm

十万个为什么 发表于 2016-5-23 14:40
纸质最好做，电子的话需要软件系统支持。
喊你们信息部的整个服务器，设置工作组，然后像审计追踪那样分权 ...

非常好的建议。最好是及时删除旧版本。

Doitasyoulike

很简单，不用电子记录不就好了
这些清单可以作为SOP的附件，纸质印发下去，按照SOP来管理，旧版本肯定要回收

黎明曙光

建议旧版取消，因为你有混淆风险，请你看看WHO发布数据记录指南，会得到你的答案（多看看书吧）

hhww14

旧版退役注意事项：
           一、数据文档必须妥善保管，直至到达记录保存期限为止。
           二、必须满足电子记录的转移和归档要求。
           三、要具备维护记录完整性和检索记录的能力。

摇曳的紫花地丁

纸质版的在下发新版时应该同时收回的啊？电子版的应该只有有限的人员能编辑，其他人员只有查看权限，新版生成，旧版删除，应该不会出现混淆的情况啊！如果容易出现混淆，说明你们的文件管理体系存在异常。

huang6322837

摇曳的紫花地丁 发表于 2016-5-24 08:21
纸质版的在下发新版时应该同时收回的啊？电子版的应该只有有限的人员能编辑，其他人员只有查看权限，新版生 ...

记录是下发给他们查看的，他们自己也要保存说便于以后想要查找，所以就没收回，文件生效旧版文件就是要收回的

22311862

纸质记录可以通过发放新版供应商合格清单同时收回旧版的，电子记录应该新版下发执行，旧版在公司内部自动被禁止查看，只剩QA文件管理员可以看，而且有明显的标识；否则其他部分说的问题真的就会出现。

战争的年代

填写性质的记录，当天打印只能当天使用，可以有底纹追溯。阅读性的文件打印后可以设置多长时间有效，打印底纹可以有背景提示，这个还是需要在电子程序上设计好，阅读性的文件就是方便大家读取的，也可以设置禁止打印，只能电子设备上查看，也能保证始终是最新有效的。