体系文件电子发放如何体现记录

yj097802

如题，体系文件在公共盘或者文件管理软件上进行管理的，不在现场发放纸质文件的，如何在文件发放回收记录上进行体现，接收人怎么签，涉及多个人，并且权限设置都不一样

yoursuperegg

如果是公盘。邮件发布，然后需要回执。
而且要确定公盘权限是文档管理员才能编辑，其他只能查看。

文件管理系统里难道不能发公告推送？

yj097802

yoursuperegg 发表于 2023-5-22 14:57
如果是公盘。邮件发布，然后需要回执。
而且要确定公盘权限是文档管理员才能编辑，其他只能查看。

权限设置好是ok 的，就是管理体系中的文件发放回收记录如何体现，是否需要每个部门确认接收

yoursuperegg

yj097802 发表于 2023-5-22 14:59
权限设置好是ok 的，就是管理体系中的文件发放回收记录如何体现，是否需要每个部门确认接收

上系统的话，难道不能在待完成工作里面有通知么。点签收才能继续工作。。。。

如果系统不能匹配体系、法规，还有何上系统的必要？

yj097802

yoursuperegg 发表于 2023-5-22 15:03
上系统的话，难道不能在待完成工作里面有通知么。点签收才能继续工作。。。。

如果系统不能匹配体系、 ...

目前我们的文件管理系统是没有点签收这个功能的，上系统就是为了方便大家查看文件，下载记录。通过权限设置来控制发放和使用。

不想吃糖

yj097802 发表于 2023-5-22 15:07
目前我们的文件管理系统是没有点签收这个功能的，上系统就是为了方便大家查看文件，下载记录。通过权限设 ...

想问一下，是怎么通过权限控制的，有权限的人不是想下载几份就可以下载几份，没有签收确认，回收销毁的时候怎么做？下载的时候每份文件都会自动生成特定编号么，如何避免下载一份复印十份的情况呢？

yoursuperegg

yj097802 发表于 2023-5-22 15:07
目前我们的文件管理系统是没有点签收这个功能的，上系统就是为了方便大家查看文件，下载记录。通过权限设 ...

你们记录都电子化了？没电子化 做纸质的发放签收记录有什么问题。。。。

文件电子化 记录纸质化也是一种过渡方案。

yoursuperegg

yj097802 发表于 2023-5-22 15:07
目前我们的文件管理系统是没有点签收这个功能的，上系统就是为了方便大家查看文件，下载记录。通过权限设 ...

其实我还很感兴趣一点，你们电子系统上的编审批时间记录戳是真实不可更改的吗？

是否任何变动都要升版？

wzzz2008

yj097802 发表于 2023-5-22 14:59
权限设置好是ok 的，就是管理体系中的文件发放回收记录如何体现，是否需要每个部门确认接收

先进的系统，为什么还要用落后的管理来控制呢？
计算机货系统管理的仓库，都不需要分合格区待验区了，也不用发合格证。是不是违反了GMP？
所以，以什么模式管理，就以什么模式来控制。

yj097802

yoursuperegg 发表于 2023-5-22 15:22
其实我还很感兴趣一点，你们电子系统上的编审批时间记录戳是真实不可更改的吗？

是否任何变动都要升版 ...

编审批就是线下流程的，只有发放是在系统上

yj097802

yoursuperegg 发表于 2023-5-22 15:21
你们记录都电子化了？没电子化 做纸质的发放签收记录有什么问题。。。。

文件电子化 记录纸质化也是一 ...

实质意义上是纸质化

yj097802

不想吃糖 发表于 2023-5-22 15:20
想问一下，是怎么通过权限控制的，有权限的人不是想下载几份就可以下载几份，没有签收确认，回收销毁的时 ...

文件只有查看权限，记录可以下载打印。

yoursuperegg

yj097802 发表于 2023-5-22 15:39
编审批就是线下流程的，只有发放是在系统上

发放在线上不合适

你们就是文件是上了电子系统的

记录是线下的就走线下。

你不能想要线下的部分线下，想要线上的部分线上，线上又没做到位。

如果你都能满足线上记录的要求。那线上是ok的。。

另外，计算机系统验证做了没？

小金库

要是电子系统没有那么完善，那只能采用纸质记录辅助了

canus

其实我看这个体系文件控制，若本身做法就是合适的，就需要根据线上分发，邮件回执，现场及时看到文件。可以保证的情况下修改文件控制程序。
体系文件在公共盘或者文件管理软件上进行管理的，不在现场发放纸质文件的，如何在文件发放回收记录上进行体现，接收人怎么签，涉及多个人，并且权限设置都不一样
显然接收人的设置就是没必要的，邮件回执就是接收了。

公子小德

公共盘发放回收，记录上体现文件管理员进行了发放回收了，接收人不一定要签收，以前纸质的签收是为了不出错，现在电子发放回收已经解决了分发使用的是适宜的版本，如果非要一个提醒，可以在培训的时候就提醒到，能自动提醒当然好，至于收集邮件回执真的是增加不必要的工作量

美铭

发邮件通知各部门负责人体系文件的存放位置，至于签收，只需要各部门负责人负责签收就好啦。部门负责人负责各部门的体系文件。