关于文件管理中文件修订和换版本的疑问

精业济群

    我们知道当国家法规政策、企业生产或质量管理中的变更等等情况，涉及的企业文件需要修订，1. 哪种情况下需要换版本？就是按照文件规定，每3年或5年，该换版本了，就统一更换了，对于一点变化也没有的文件，就是重新打印一份，版本号改一下？ 2.已经有了修订这个环节，文件换版本的意义，何在呢？请指教了。

zyx1001880

国家政策或是企业发展需要（文件体系变动态大，目前版本不适应)等有重大变动时考虑更换版本，对于没有变动，或就能动小可以不充，部分文件修订，，你们的文件体系中应涉及这方面内容，有详细规定，就知道 怎么做了

cgc717

关于你的问题，试着回答如下：
1、不管什么情况，只要文件发生了修订，就应该进行版本升级。
2、到期文件复审，如果需要修订，按“1”去做；如果确实不需要修订，可以将原下发文件收回，加盖文件复审专用章，注明文件的复审日期并签名（QA），再重新下发便可（如果文件没有修订，可能预示着该文件在实际工作中没有被很好的执行；老外很在意这个！当然，也不排除有些文件由于当初制定时就比较到位，确实不需要修订、完善）。
3、换版本是文件管理中一个很重要的部分，如果没有版本控制，你怎么确保使用了正确的文件（假如没有版本控制，有可能同时有的人使用修订之前的，有人使用修订之后的）。

wangjiguoqu119

cgc717 发表于 2015-4-6 18:01
关于你的问题，试着回答如下：
1、不管什么情况，只要文件发生了修订，就应该进行版本升级。
2、到期文件 ...

文件中小的变动也需要换版吗，我们还有种修改叫换页

xqliu

cgc717 发表于 2015-4-6 18:01
关于你的问题，试着回答如下：
1、不管什么情况，只要文件发生了修订，就应该进行版本升级。
2、到期文件 ...

基本同意，说的很好。但是有一种情况，刚刚下发的文件，又涉及一些的调整，如何办呢？

machupicchu

这个 应该由你的管理文件规定，未必5年全部要改版呀

精业济群

cgc717 发表于 2015-4-6 18:01
关于你的问题，试着回答如下：
1、不管什么情况，只要文件发生了修订，就应该进行版本升级。
2、到期文件 ...

回答很详细，多谢，可是如果，在复审前，有的文件修订多次，有的文件都不需要修订，不就出现了某个文件的版本比不需要修订的版本号高好多的问题吗？

精业济群

wangjiguoqu119 发表于 2015-4-6 18:47
文件中小的变动也需要换版吗，我们还有种修改叫换页

换页，也需要做记录吧？还是直接就换了

精业济群

machupicchu 发表于 2015-4-6 20:50
这个 应该由你的管理文件规定，未必5年全部要改版呀

在复审前，有的文件修订多次，有的文件都不需要修订，不就出现了某个文件的版本比不需要修订的版本号高好多的问题吗？

精业济群

zyx1001880 发表于 2015-4-6 17:46
国家政策或是企业发展需要（文件体系变动态大，目前版本不适应)等有重大变动时考虑更换版本，对于没有变动， ...

每修订一次都要换版本？

machupicchu

精业济群 发表于 2015-4-6 21:04
在复审前，有的文件修订多次，有的文件都不需要修订，不就出现了某个文件的版本比不需要修订的版本号高好 ...

有什么问题呢？

zj_tang63

wangjiguoqu119 发表于 2015-4-6 18:47
文件中小的变动也需要换版吗，我们还有种修改叫换页

换页？是不规范的，文件只要涉及主要内容修改必须走修订程序，如果是文字、格式错误的换页，那审核文件的干什么去了

zj_tang63

精业济群 发表于 2015-4-6 21:04
在复审前，有的文件修订多次，有的文件都不需要修订，不就出现了某个文件的版本比不需要修订的版本号高好 ...

文件复审主要是一些无关紧要的，内容不会因GMP或相关法规出台受到影响的，文件不要拘泥于文件版本的高低，重要还是内容

cgc717

xqliu 发表于 2015-4-6 19:29
基本同意，说的很好。但是有一种情况，刚刚下发的文件，又涉及一些的调整，如何办呢？

这个也属于修订。

cgc717

精业济群 发表于 2015-4-6 21:02
回答很详细，多谢，可是如果，在复审前，有的文件修订多次，有的文件都不需要修订，不就出现了某个文件的 ...

这个很正常！

如果所有文件的版本号都一样就不正常了（除了刚建的新系统）。

cgc717

精业济群 发表于 2015-4-6 21:04
换页，也需要做记录吧？还是直接就换了

换页？这可是大问题！

不可以随便换页的！

听雨轩

精业济群 发表于 2015-4-6 21:06
每修订一次都要换版本？

修订就要升级版本。

kington

没有什么硬性要求，各企业可以根据实际情况制订适合的管理方式。但无论采取什么方法，避免新旧版本文件的混淆和差错，以及现行版本的正确使用都是重点。

精业济群

听雨轩 发表于 2015-4-7 08:28
修订就要升级版本。

好的，谢谢

精业济群

cgc717 发表于 2015-4-7 08:10
这个很正常！

如果所有文件的版本号都一样就不正常了（除了刚建的新系统）。

晓得啦，多谢