为什么文件QA要忙于相应的文件发放工作呢？？

beiwei5du

经常会遇到很多文件QA，天天在忙于纸质文件的发放工作，如新生效一个文件（比如一个SOP15页），然后需要给每个相关部门（比如6个部门），那么他一天需要对该文件打印共计90张（若中间打印机出现问题，则更为恼火），然后对90页文件每页都进行盖章，然后装订成册，然后发放到各部门，交回原来旧版本，并且各部门进行签字确认。如果是多个文件修订发放，那么情况更糟。
为什么要采取这样的工作方式呢？？
1、本身该工作为重复低效，没有价值的工作；
2、浪费了大量的纸张和时间；
3、若这个文件需要持续修订，则又需要进行该重复操作，阻碍了文件的持续更新；
4、由于该工作性质，经常见到文件QA一副抱怨相，苦瓜脸；
5、而且很多部门由于领取不及时造成仍然使用旧版本从而造成相应的损失；

为什么不在合规的情况下，使用局域网的共享文件的true copy方式呢？？
1、将公司纸质体系文件全部扫描为true copy文件储存在一台电脑上，并且进行整理分类至不同文件夹（比如工程，生产，QA等等），并且以该电脑为服务器，共享至相关部门；
2、所有的true copy的复核通过额外的纸质记录表进行记录；
3、如果涉及到文件的保密性，对服务器电脑上的文件夹设置不同部门，不同个人的查阅权限（这个我们上一家公司就是如此进行的）；
4、共享文件或文件夹对被共享者设置“不能修改”，“不能打印”，“不能删除”“不能添加”等功能，被共享者仅仅有查阅更功能；
5、仅通过服务器电脑设置相应的管理权限，并由相应的文件QA进行维护；
6、纸质文件本身作为true copy的备份进行保管；

请问这里面的风险是什么？？？？？



补充内容 (2017-10-27 11:40):
其实简单的想，原来是发纸质文件，现在我给你发电子文件。

补充内容 (2017-10-27 11:42):
而且我不是直接发给你的，我是发到一个指定的共享盘的。

beiwei5du

本身这种可能是很多电子文件系统的一般功能。

beiwei5du

可能存在的一种就是发放确认的问题，是否可以通过纸质发放确认记录进行辅助，也避免购买昂贵的文件管理系统。

beiwei5du

冷血无情 发表于 2017-10-27 10:17
我屮艸芔茻 终于能看懂了

请不要吐槽给点回复

不怕开水

我们是做了你说的这个，文件系统，纸质文件和word、pdf文件都存档，电子文件上加水印后，由各使用部门自行打印，打印的信息会被记录。
但用下来发现，文件QA的工作没少多少，因为复印分发其实看上去很繁琐，但其实真正占用精力的是文件的归档统计等工作。而且还增加了系统维护人员。感觉初期用下来工作没少，还增加了文件QA要懂系统运行维护的要求，她们叫苦更多了。。。

静水蓝心

文件是用来指导人员操作的，一般都要把文件放到操作岗位上，有多少企业能够用这种电子版的形式?很难！

zysx01234

前面的都不看，我只说自己的几点看法：
1、文件QA不只是管理文件，也会涉及记录的发放、标签的管理、档案室的管理等。
2、从1的工作内容看，文件QA需要配置2人或以上的规模。
3、需要配置合适的电脑和打印设备，比如电脑反应是比较灵活的而不是一动就卡死，打印机要具备分套复印功能、扫描功能、正反面打印功能，也需要配针式打印机，打印标签或复写式记录。
忙不忙，我不管，我要看的是这个公司正规不正规

calamus

思路很对，也是现在各行各业大势所至吧

不过有几点个人小看法
1、大领导是不是绝对支持（系统大切换磨合期，肯定会遇到各种阻力，而且确实会增加一定学习成本）
2、不要低估技术的门槛（要实现好用的系统，不是简单的共享几个文件夹、设置windows 提供的权限就OK的，不然市面上靠卖各种QA、QMS、ERP软件的公司是怎么挣钱的？）
3、如果原来的低效 是因为 本身管理流程混乱（比如：下发的文件经常各种原因又要替换，导致最终版本混乱）所致，那上计算机也帮助不大的

冷血无情

我屮艸芔茻 终于能看懂了

Oo凬月oO

Word天……

beiwei5du

不怕开水 发表于 2017-10-27 10:21
我们是做了你说的这个，文件系统，纸质文件和word、pdf文件都存档，电子文件上加水印后，由各使用部门自行 ...

其实也有这个问题，为什么使用方需要打印，确实如果打印使用的话，就相当于会增加相应的风险。

hacter

我们也是做了文件管理系统，加上了文件申请流程与在线起草、审批流程。

最终有个文件库供大家查阅。

其实上信息化系统的目的是减少纸质文件的出现，从而减少打印分发收回的工作。

不过，建立系统的初期还是比较辛苦的，需要所有文件的电子版与纸质版的一致性确认。

beiwei5du

不怕开水 发表于 2017-10-27 10:21
我们是做了你说的这个，文件系统，纸质文件和word、pdf文件都存档，电子文件上加水印后，由各使用部门自行 ...

为什么需要增加系统维护人员，文件QA的维护仅仅在于上传最新文件的true copy，并且移除旧文件的true copy，并且对这个操作做纸质记录。

beiwei5du

hacter 发表于 2017-10-27 10:27
我们也是做了文件管理系统，加上了文件申请流程与在线起草、审批流程。

最终有个文件库供大家查阅。

一致性问题，本身是扫描，其实一致性确认我个人觉得是比较顺畅简单的工作。

beiwei5du

hacter 发表于 2017-10-27 10:27
我们也是做了文件管理系统，加上了文件申请流程与在线起草、审批流程。

最终有个文件库供大家查阅。

你们 文件管理系统是购置的专门软件，还是建在现在的window框架上做的？？？？？

唐晓宇

这是个趋势，但是目前小公司实施起来还是比较困难，毕竟在中国这个大环境下，人不值钱，系统花的钱多啊，系统购买、维护、验证、输入等等

beiwei5du

calamus 发表于 2017-10-27 10:30
思路很对，也是现在各行各业大势所至吧

不过有几点个人小看法

针对于第二点，确实我们上一家公司建立这个的时候，是在window本身的框架上做的权限的建构，没有购买专门的文档管理系统，我想费用应该不贵。（主要设置功能应该是根据IP地址进行阅读权限，修改权限，打印权限和添加删除权限设置的）。但是这个的建立是基于资料保密来说的，其不会和和GMP层面发生合规性冲突的。

beiwei5du

唐晓宇 发表于 2017-10-27 10:36
这是个趋势，但是目前小公司实施起来还是比较困难，毕竟在中国这个大环境下，人不值钱，系统花的钱多啊，系 ...

我想说的不是购买专门的系统管理软件，而是通过在现有的计算机的框架上结合纸质记录的混合模式，主要方面也是节省成本的。

不怕开水

beiwei5du 发表于 2017-10-27 10:28
为什么需要增加系统维护人员，文件QA的维护仅仅在于上传最新文件的true copy，并且移除旧文件的true copy ...

打印文件的话是考虑到各车间、部门使用的时候不一定人人都有电脑调用电子文件，而且生产车间在工序上使用的话还是打印的纸质文件好用。
增加系统维护人员是因为系统带审计追踪功能，但功能不是很完美的契合，有的时候在别人使用系统进行编写文件和审批文件，会实时记录，但记录的东西很2，当时能解释的过段时间又不知道了缘由了，所以要有人来实时做备注啊，删除啊，修改啊什么的，那些操作又要在admin底层情况下进行，所以、、。。。。

lwf711

那是因为，要卡号，卡号只能QA管理，质量生产必须这样，防止你蓄意自己打印新的，作假。

lwf711

看懂了，我之前的公司就是这样实施的，文件共享。有些是特定电脑才能查阅的。