文件发放回收

Silenceio9 · 发表于 4 天前

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请教各位大佬，我们目前有一份文件发放回收的记录表，这份记录表的填写规则是，发放新版文件前，需要找到上一版的发放记录，并且在后面填写回收记录，后面审计老师说这样会比较麻烦，建议我们直接把上一版的回收记录写在新版文件发放记录后面，这样就不需要回头找原先的发放记录了，这样别人查阅的时候看起来也比较方便。
这里有一个疑问，如果我每次发放的文件数量都是固定的，可能还好，那我在写回收记录的时候，直接写数量就好了，比如我固定发了六份，那就不需找之前的发放记录确认数量，我直接看是不是回收来六份就好了。但是如果发放的数量不是固定的，我直接写回收记录的话是没办法写的，因为不能第一时间确认上一版文件发放了几份，还是需要回头找上一版的发放记录，确认发放数量以后，我才能写回收数量，如果每次都需要找到上一版的发放情况来确认回收情况，那不是还不如直接按现有的方式，直接把回收记录写在上一版文件的发放记录后面吗？

19520479829 · 发表于 4 天前

你们如果每一份文件都有发放记录的话，按照文件编号整理好发放记录我觉得不会很难找，也就第一次发布所有文件的时候比较麻烦。我之前有家公司是这样做的。
对于你的问题，如果确定执行老师的建议的话，可以在留存的这份文件上加一个位置写好发了哪些部门，发了几份，这肯定要有的。不过对于一些固定的发放要求，比方说生产sop我就发生产部1份，质量部1份，可以在制度文件里规定出来，这样也不用在文件上标注。

bangzhibing · 发表于 4 天前

你这个很好解决啊，之前的发放回收记录按照时间顺序排好，一翻一个准，这都不算事

Silenceio9 · 发表于 4 天前

19520479829 发表于 2025-12-10 14:50
你们如果每一份文件都有发放记录的话，按照文件编号整理好发放记录我觉得不会很难找，也就第一次发布所有文 ...

当时老师第一次提出这个建议的时候，我当时没反应过来，觉得确实挺方便，现在反应过来了，回收数量还是要和之前的发放记录一致才行，既然都要核对原来的发放记录了，还不如直接核对的时候就写在原来的发放记录后面，老师的建议好像就没那么方便了。还在纠结到底怎么做比较好，我们的发放记录是一本的，找起来不会很麻烦，其实就翻个页就行了。

Silenceio9 · 发表于 4 天前

bangzhibing 发表于 2025-12-10 15:02
你这个很好解决啊，之前的发放回收记录按照时间顺序排好，一翻一个准，这都不算事

确实是这样，我们也是按顺序的，但是我的意思是既然都要找之前的记录去确认发放数量了，那不是直接写在原来的发放记录后面就好了，都不需要去按老师的建议，在新版文件发放记录后面写上一版的回收记录了，感觉没啥区别，还不如保持现有的记录方式呢

19520479829 · 发表于 4 天前

Silenceio9 发表于 2025-12-10 15:06
当时老师第一次提出这个建议的时候，我当时没反应过来，觉得确实挺方便，现在反应过来了，回收数量还是要 ...

我这两种方法都用过~我是比较倾向你们现有的这种方法的。
老师建议的这种方法的话，我执行时候的操作除了文件上写上发放部门，还做了个超大电子台账，只要搜索我就知道这份文件发了哪些部门，不需要去翻纸质版。这个方法发文件确实也有方便的地方，比如今天发10份可以写在一起，签一个名字就行。

Silenceio9 · 发表于 4 天前

19520479829 发表于 2025-12-10 15:10
我这两种方法都用过~我是比较倾向你们现有的这种方法的。
老师建议的这种方法的话，我执行时候的操作除 ...

好的！学到了，那我还是先保持现状吧，换方法的话还要变更太麻烦了，后面再考虑吧。谢谢回复~

抗争少年 · 发表于 4 天前

文字看的我头好乱，这个一两句话也说不清，总之，我们就是用的检查老师说的方法写发放回收记录

栗子7 · 发表于 4 天前

有追溯就好了

源仔 · 发表于 4 天前

适合你企业情况才好，老师说的当建议。没必要全听

bangzhibing · 发表于 4 天前

Silenceio9 发表于 2025-12-10 15:08
确实是这样，我们也是按顺序的，但是我的意思是既然都要找之前的记录去确认发放数量了，那不是直接写在原 ...

你同步做个电子档清单，发了哪些部门一目了然，不用去翻以前的记录

捷克 · 发表于 4 天前

发放和回收必须能一一对上，所以在一张记录上面更方便

占美鸣 · 发表于 4 天前

你每次文件新增或更新后做文件归档的时候把原件和相关的记录（培训、发放等）全部一起存档，后面每次做升版把原文件的整套档案调出来做回收和作废不就好了吗？

wzzz2008 · 发表于 4 天前

所以，这个老师的建议，就是个X，不懂实操中的痛点还瞎建议。

唐stt07fat · 发表于 4 天前

你们原本的方式就很好，能追溯就行。不是所有老师的建议都要采纳。

快乐ccz · 发表于 4 天前

我们的是这样的，各位老师看看有什么缺陷吗

鬼使神差 · 发表于 4 天前

嗯，按你习惯来就好

豚鼠 · 发表于 3 天前

如果这个老师不是资深的药监检查员，你就当没听到吧。理论派瞎指导。

不过GMP文件管理系统现在也不贵了，上个系统很容易解决。省时省力。

skyoiu · 发表于 3 天前

我觉得还是按照在原发放记录上填写回收更合适，这样更利于追溯，发放与回收也一目了然

蒲公英661001499 · 发表于 3 天前

快乐ccz 发表于 2025-12-10 17:23
我们的是这样的，各位老师看看有什么缺陷吗

我们也差不多。个人觉得版本号跟着编号后面好些。对于最后是否受控这一列是不是有点多余呢？

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