关于文件记录的起草审批

beiwei5du

各位蒲友，大家好，今天在实际工作中遇到一个问题：具体描述如下：
技术部研发员A将新起草的“产品**主批生产记录”以电子邮件形式发至技术部负责人B、生产部门负责人C、质量部门负责人D、QA人员E、QA人员F，文件QA人员G.希望人员B、C、D、E、F、G六位人员提供一些建议，技术部研发员A人员根据收到的建议，对“产品**主批生产记录”进行了一些修改，然后电子邮件形式交予QA人员G进行打印，QA人员将“产品**主批生产记录”打印稿分别送至技术部负责人B、生产部门负责人C、质量部门负责人D进行审核生效。
但是在这个过程中很现实的问题接着出现：
1、文件QA人员在打印技术部研发员A修改后的“产品**主批生产记录”电子文件时，不能确定B、C、D、E、F、G六位人员（特别是技术部负责人B、生产部门负责人C、质量部门负责人D三位审核人员的建议）都是否对批记录回复过（不管是否提过建议）。文件QA就在想是不是应该打印呢？？？（因为如果打印后，生产部负责人又提出一些建议至技术部研发员A，技术研发人员A又对文件进行修改，那么前期的打印就会全部或部分报废（特别是页码改变的情况）。其实对于这种情况，是否需要“产品**主批生产记录”起草人员在发送预打印送审电子稿时，应该附上至少三位审核人员”是否已预先建议“的证明。
2、即使文件QA确定了"是否已预先建议“的证明,并知晓所有人员已经有过回复。但是文件QA又开始想了。因为技术部研发人员A对于人员B、C、D、E、F、G六位人员提供一些建议可能是选择性采纳，如果我将文件打印出来的话，将其纸质稿提供给生产负责人。生产负责人复核自己的建议是否被采纳，发现未被采纳，于是和技术部研发员A交涉，经过激烈的交涉，如果技术部研发员A接收了部分的建议，那么前期的打印就会全部或部分报废（特别是页码改变的情况）。其实对于这种情况，是否需要研发人员A前期是否采纳意见时，就需要与建议提出方进行前期交涉。
3、即使研发人员A前期在采纳意见时，就充分的和建议提出方进行前期交涉。但是文件QA就在想是不是应该打印呢？？？因为有可能出现这种情况，虽然B、C、D、E、F、G六位人员提供建议都被采纳了，但是生产部门负责人C并不赞成质量部门负责人D的建议被采纳，所以又开始和技术研发人员A进行交涉，如果生产部门负责人C的反对被采纳，那么我前期的打印就会全部或部分报废（特别是页码改变的情况）。
这个QA想的太多了，最终还是没有打印纸质稿，按照他这种想法，我觉得“大家共同一起会签审核”可能会是比较高效、不扯皮、不浪费、不折腾的最好方法（问题一起解决，达成共识）。大家怎么认为？？？你们的“文件管理规程”是怎么规定的呢？？

石头968

一个人一个人书面审核修改签字，保存手写修改稿，打印正式稿，是比较通行的做法。
可以采用电子版修改，每个人设置不同的审阅功能，保存审阅功能的各种修改标识，打印或者电子存档修改过程数据。

小胖不帅

我认为最好是由研发部收集所有的意见后召集审核人小范围集体讨论，避免审核部门之间意见不统一，最后定稿会签，这样效率较高

lfutang

为什么要QA打印找人签字啊，谁起草让谁去审核签字，既然他起草的，讨论过程是他组织的，每个人是否采纳了，采纳了多少，为什么没有采纳都有这个起草人去找人签字的时候向每一个人解释，解释不了的找一个更权威的人出来做仲裁。文件QA只负责审核文件形式、文件编号是否符合规定就可以了。你作为QA又没有组织讨论这份文件，你怎么知道多少人提意见了，意见怎么处理的。

孙艳红

小胖不帅 发表于 2015-4-27 21:15
我认为最好是由研发部收集所有的意见后召集审核人小范围集体讨论，避免审核部门之间意见不统一，最后定稿会 ...

关键的主文件应该这么审核，避免大家意见不统一

beiwei5du

石头968 发表于 2015-4-27 20:22
一个人一个人书面审核修改签字，保存手写修改稿，打印正式稿，是比较通行的做法。
可以采用电子版修改，每 ...

后面审核人修改的行为不被前面审核修改人认可怎么办？

beiwei5du

小胖不帅 发表于 2015-4-27 21:15
我认为最好是由研发部收集所有的意见后召集审核人小范围集体讨论，避免审核部门之间意见不统一，最后定稿会 ...

我也赞成这种方式

beiwei5du

lfutang 发表于 2015-4-27 22:06
为什么要QA打印找人签字啊，谁起草让谁去审核签字，既然他起草的，讨论过程是他组织的，每个人是否采纳了， ...

你提到的谁起草谁送审签字，个人比较赞成！！这样信息沟通最及时、最精准。谢谢！

beiwei5du

lfutang 发表于 2015-4-27 22:06
为什么要QA打印找人签字啊，谁起草让谁去审核签字，既然他起草的，讨论过程是他组织的，每个人是否采纳了， ...

针对提到的情况，个人做了一个“意见采纳单”（名字可以再优化一下），并作为“最终批准文件”的附件，以便于QA对整个文件起草审核过程进行管控，大家提提意见？？有什么不妥？？？？
“意见采纳单”为前期通过邮件收集的汇总
备注：
1、该“意见采纳表”必须附上最初待修订的“原版的纸质稿文件资料”； 2、由文件起草人将“原版的纸质稿文件资料”和“意见采纳表”一起交予各审核人进行审核确认；
3、起草人应该和审核人进行充分的意见沟通，尽力在单独沟通环节达成意见一致（比如审核人B意见4)；
4、对于各审核方之间意见无法达成一致的情况，有文件起草人组织各相关方进行组织讨论，并达成共识；
5、如果仍无法达成共识，有相关方仲裁；
6、最终各审核方签字文件通过，文件起草人最终将“原版的纸质稿文件资料”和“意见采纳表”交予文件QA确认并存档；
7、QA应对最终修改版文件进行确认并最终打印，送至各审核方签字，并最终生效；

beiwei5du

其实整个算作审核过程管控，如果有相关的“意见采纳表”和“原版的纸质稿文件资料”，也杜绝最终签批时，起草人为满足自己意愿，擅自修改最终文件，进行最终审批。

大呆子

我能明白楼主的大概意思，就是按每个人的建议修改后，再征求意见，这样反反复复很麻烦，实践中确实如此。

要想做好这项工作，一是制作人有一定的经验，有自己的基础判断，对于重要文件需要集中讨论最好，象记录，我个人认为根据他们提的建议，自己做改后，再发给他们审核一次就可以了

yangjin7309

或者应该附各个人的建议汇总与处理结果或理由，请各位在会签文件时确认。

风落天涯

文件怎么规定的就按照文件规定来做就是。

石头968

beiwei5du 发表于 2015-4-28 07:05
后面审核人修改的行为不被前面审核修改人认可怎么办？

可以接着改前面的

石头968

beiwei5du 发表于 2015-4-28 08:04
针对提到的情况，个人做了一个“意见采纳单”（名字可以再优化一下），并作为“最终批准文件”的附件，以 ...

不错

石头968

大呆子 发表于 2015-4-28 08:44
我能明白楼主的大概意思，就是按每个人的建议修改后，再征求意见，这样反反复复很麻烦，实践中确实如此。
...

我们以前的做法是，每个人的修改都要签名，后面的人的修改也要签名，最后修改后的打印稿要将所有人的修改处全部标红，再集体会审一次。

jinfang150890

学习学习

听风者

会商，组织人员坐在一起商量一下不就解决了