【讨论】年前会议密集期，医药学术会议合规工作如何高效推进？

唯可趣药智云

各位合规同仁好！

临近年底，各类学术会议、科室会、线上研讨会进入高峰，合规压力也随之增大。最近在筹备和审核会议时，发现不少环节容易踩坑，想和大家一起交流探讨：

背景
随着行业监管趋严，学术会议合规已成为常态化重点。我们不仅需要确保讲者资质、内容、费用、流程等符合制度，还要应对线上线下混合会议等新形式带来的挑战。在实际操作中，常常面临时间紧、材料多、部门协同复杂等问题。

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我们的情况
目前我们主要采用“人工审核 + 表格记录”的方式，具体如下：

• 会前：通过Excel收集讲者信息、议题摘要、费用预算等，逐项邮件审批
• 会中：人工监督会议内容，记录参会情况
• 会后：整理签到、照片、反馈表等材料，归档备查
  
  

遇到的最大困难：

• 材料分散，整理耗时易出错
• 跨部门协作（市场、医学、合规）信息同步慢
• 突发问题（如讲者临时调整内容）难以快速响应
  
  

尝试过的改进：

• 引入流程审批系统，部分实现电子化留痕
• 使用标准化清单核对关键合规项
• 仍感觉效率有限，尤其在会议密集期压力较大
  
  

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困惑与挑战

• 如何系统化管理讲者资质、利益冲突声明等动态信息？
• 怎样高效审核会议内容，避免潜在合规风险？
• 有无适合中小规模企业的轻量级合规工具或模板？
• 如何推动业务部门主动合规，而不只是“事后补材料”？
  
  

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求教
想听听各位同行的实践经验：

• 你们采用哪些工具或系统来管理会议全流程？
• 是否有高效的内部协作机制或 checklist？
• 遇到过哪些棘手的合规案例，是如何解决的？
• 对于线上会议的合规管控，有哪些特别要注意的点？
  
  

欢迎分享经验、工具或踩坑经历，共同提升会议合规效率与质量！
期待大家的真知灼见 👩⚕️👨⚕️